¿Qué es el inventario gestionado por el proveedor (VMI)? VMI vs inventario en consignación
Publicado · 8 min de lectura
El inventario gestionado por el proveedor (VMI, de vendor managed inventory) es un acuerdo en el que es el proveedor, y no el comprador, quien vigila el stock del comprador y decide cuándo enviar más. El comprador comparte lo que tiene y lo que vende, ambos acuerdan un mínimo y un máximo para cada producto, y el proveedor repone para mantenerse entre los dos. Esta guía explica cómo funciona el VMI, en qué se diferencia del inventario en consignación, qué gana y qué cede cada parte, y qué tienes que controlar sea cual sea el modelo.
¿Qué es el inventario gestionado por el proveedor?
Lo normal es que vigiles tu propio stock, veas que algo se acaba y le hagas un pedido al proveedor. Con el inventario gestionado por el proveedor, ese trabajo pasa al proveedor. Le das acceso regular a tu stock y él decide qué enviar y cuándo.
Un acuerdo de VMI suele fijar:
- Qué productos entran, a menudo toda la gama de un proveedor en tus estanterías.
- Un nivel mínimo y uno máximo para cada uno. El proveedor se compromete a que nunca bajes del mínimo ni pases del máximo.
- Cómo le llegan los datos de stock. Las empresas grandes los envían de forma automática, por EDI o por un portal de proveedores. Las pequeñas mandan un recuento por correo o en una hoja de cálculo, o dejan que el comercial cuente la estantería cuando pasa.
- Cuándo se paga. En el VMI clásico el stock es tuyo desde la entrega y lo pagas en las condiciones de siempre. Esa es la gran diferencia con la consignación.
Los supermercados y las grandes cadenas popularizaron el VMI, pero aparece allí donde un proveedor conoce sus productos mejor que el comprador: un proveedor de tornillería que mantiene llenas las cubetas de una fábrica, un distribuidor que repone el almacén de material de una clínica, una marca de snacks que rellena el expositor de una tienda.
Inventario gestionado por el proveedor vs inventario en consignación
Se confunden porque en los dos el proveedor sigue cerca del stock. La diferencia es de quién es.
| Inventario gestionado por el proveedor | Inventario en consignación | |
|---|---|---|
| De quién es el stock de tu estantería | Tuyo, desde la entrega | Del proveedor, hasta que se vende o se usa |
| Cuándo pagas | Al recibirlo, en condiciones normales | Solo lo vendido o usado, normalmente cada mes |
| Quién decide qué reponer | El proveedor | Normalmente el proveedor, a veces tú |
| Qué arriesgas | Stock que no se vende | Muy poco: lo que no se vende se devuelve |
| Qué le debes al proveedor | Tus niveles de stock y tus ventas | Un recuento honesto de lo que queda y el pago del resto |
El inventario en consignación (o mercancía en depósito) es habitual en el pequeño comercio: una tienda de regalos vende las tazas de una ceramista del barrio, una tienda de bicis tiene cascos de una marca en depósito, una galería cuelga las láminas de un artista. La tienda no paga nada por adelantado. A fin de mes cuenta lo que queda, paga lo vendido y devuelve lo que el proveedor quiera recuperar.
Los dos modelos también se combinan: mercancía en consignación que el propio proveedor repone. Y existe el inventario cogestionado, en el que comprador y proveedor deciden juntos, y el supplier managed inventory, que casi siempre es otro nombre para el VMI.
Ventajas e inconvenientes del VMI
Para el comprador:
- Menos roturas de stock, porque alguien cuyo trabajo es vigilar los niveles los vigila.
- Menos tiempo contando, pidiendo y persiguiendo entregas.
- A menudo menos stock en el almacén, porque el proveedor trae cantidades más pequeñas más a menudo.
- Pero dependes del criterio del proveedor, compartes con él tus datos de ventas, y un proveedor puede ir metiendo más productos suyos en tus estanterías sin que se note.
Para el proveedor:
- Pedidos más regulares con los que planificar, y una relación más estrecha con el cliente.
- Pero asume el trabajo de vigilar el stock de otros, y solo funciona si los recuentos que recibe son correctos.
Ahí es donde fallan la mayoría de los acuerdos pequeños de VMI y consignación. Nadie necesita un portal de proveedores para llevarlos, pero las dos partes tienen que fiarse del recuento.
Qué controlar del stock de un proveedor
Tanto si llevas VMI como consignación, los registros son los mismos:
- Qué entra en el acuerdo. Separa el stock de un proveedor del tuyo, en su propia estantería o en su propia parte de la lista, aunque sea el mismo tipo de producto.
- Dónde está cada producto. En la estantería del almacén, en la tienda, al fondo de la furgoneta.
- Cuántos hay, producto a producto, con la SKU del proveedor o el código de barras del envase.
- El mínimo acordado, para saber cuándo el proveedor se retrasa con la reposición.
- Un recuento en el que estéis de acuerdo, al final de cada periodo, con la diferencia respecto a lo esperado.
- Qué cambió y cuándo, para poder seguir la pista a lo que falta: vendido, movido o nunca entregado.
Cómo llevar el inventario en consignación en Hoardo
Hoardo no es un sistema de VMI. No gestiona la reposición, no tiene portal de proveedores, no crea pedidos de compra ni repone nada por ti. Lo que hace bien es la parte de la que dependen los dos: saber exactamente qué stock hay, dónde está y cuánto.
- Dale al stock del proveedor su propio espacio o estantería. Un espacio llamado «Depósito: Clay & Co», o una estantería numerada en tu almacén, lo mantiene separado de lo tuyo.
- Añade cada producto con su cantidad. Escríbelo, escanea su código de barras o añade la SKU del proveedor. Una propiedad Proveedor en cada producto dice de quién es.
- Pon un aviso de stock bajo en el mínimo acordado. Toca «¿Avisarme?» junto a la cantidad y Hoardo te manda un correo cuando llegue ahí. Es tu señal para llamar al proveedor. Hoardo se queda ahí: no pide nada.
- Cuenta al final del periodo. Crea una lista de inventario, cuenta cada producto con + y −, un número escrito o un escaneo, y mira qué coincide, qué falta y qué sobra.
- Envía las cifras al proveedor. Exporta el espacio o la lista de inventario como CSV y adjúntalo a tu liquidación.
Cuando algo se vende, cambia su cantidad. El historial guarda cada cambio, con quién y cuándo, así que a fin de mes ves cómo se pasó de 12 tazas a 9.
Si el comercial del proveedor cuenta la estantería cuando pasa, invítalo a ese espacio solo para ver. Así ve las mismas cifras que tú sin cambiar nada. Todos inician sesión con un código por correo, Google o Microsoft.
Cuándo necesitas un software de VMI de verdad
Si un proveedor tiene que ver tu stock de forma automática, recibir pedidos por EDI o generar pedidos de compra a partir de tus ventas, necesitas un módulo de VMI en un ERP o el portal del propio proveedor. Hoardo no se conecta con ellos. Para las muchas tiendas, talleres y oficinas pequeñas en las que el acuerdo es una estantería, un recuento y un correo al mes, suele bastar con un inventario compartido en el que se puede buscar.
Gratis, con todas las funciones incluidas
Hoardo es 100 % gratis, sin plan de pago: espacios y estanterías, cantidades, códigos de barras, inventarios, avisos de stock bajo, exportación a CSV y todo tu equipo. Funciona en el navegador de cualquier móvil u ordenador. Para el resto de tu stock, mira el software de gestión de inventario y cómo hacer un conteo de inventario.
Preguntas sobre el inventario gestionado por el proveedor
¿Qué es el inventario gestionado por el proveedor, en pocas palabras?
El proveedor se ocupa de tu stock de sus productos. Tú compartes lo que tienes y lo que vendes, acordáis un mínimo y un máximo para cada producto, y el proveedor decide cuándo enviar más.
¿Qué diferencia hay entre el VMI y el inventario en consignación?
La propiedad. Con el VMI el stock es tuyo desde la entrega y lo pagas en condiciones normales. En consignación sigue siendo del proveedor hasta que se vende o se usa, y solo pagas eso, normalmente cada mes.
¿Qué es un ejemplo de inventario gestionado por el proveedor?
Un proveedor de tornillería que mantiene las cubetas de una fábrica entre los niveles acordados, o una marca de snacks que rellena el expositor de una tienda en cada visita. El comprador no hace pedidos: el proveedor decide qué traer.
¿El supplier managed inventory es lo mismo que el VMI?
Casi siempre sí: es otro nombre para el mismo acuerdo. El inventario cogestionado es distinto, porque comprador y proveedor deciden juntos la reposición.
¿Puede Hoardo hacer pedidos a mi proveedor?
No. Hoardo te manda un correo cuando un producto baja al nivel que pusiste, y tú contactas con el proveedor como siempre. No tiene pedidos de compra, portal de proveedores ni reposición automática.
¿Cómo llevo el inventario en consignación gratis?
Dale al stock del proveedor su propio espacio o estantería en Hoardo, añade cada producto con su cantidad y su SKU, pon avisos de stock bajo en los mínimos acordados y cuéntalo con una lista de inventario a fin de mes. Exporta el recuento como CSV para el proveedor.
¿Puede mi proveedor ver el stock en Hoardo?
Sí, si lo invitas a ese espacio solo para ver. Ve los productos y las cantidades pero no puede cambiarlos, y nunca ve tus otros espacios.