Inventario en la nube: qué es y qué buscar en un software
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Gestionar el inventario en la nube significa que tu lista de existencias vive en internet, no en un solo ordenador ni en una sola hoja de cálculo. Todo el equipo abre las mismas cifras desde el móvil, el portátil o el ordenador de la tienda, esté donde esté, y lo que cambia una persona lo ve la siguiente. Esta guía explica en qué se diferencia un software de inventario en la nube de un programa de escritorio o de una hoja de cálculo, qué mirar antes de elegir uno y cómo lo hace Hoardo, gratis.
Qué es la gestión de inventario en la nube
Un sistema de gestión de inventario en la nube guarda tus artículos, ubicaciones y cantidades en servidores a los que llegas por internet, normalmente desde el navegador. No hay que instalar nada en un equipo concreto, y no se pierde nada si un portátil se estropea.
El trabajo es el mismo que con cualquier sistema de inventario: apuntar qué tienes, dónde está y cuántos hay, contarlo de vez en cuando y ver qué se está acabando. La diferencia está en dónde vive la lista, y eso cambia quién puede usarla y cuándo.
Software de inventario en la nube, programa de escritorio u hoja de cálculo
| Hoja de cálculo en un ordenador | Software de inventario de escritorio | Inventario en la nube | |
|---|---|---|---|
| Dónde funciona | Un archivo, a menudo enviado por correo | Instalado en un PC o un servidor local | En el navegador, en cualquier dispositivo |
| Quién trabaja con la última versión | Quien tenga el archivo abierto | Quien esté en ese equipo o en esa red | Todos los que inician sesión |
| Actualizaciones y copias de seguridad | Cosa tuya | Cosa tuya o de tu informático | Las hace el proveedor |
| Trabajar en el propio almacén | Incómodo en el móvil | Normalmente no | Pensado para eso |
| Sacar tus datos | Ya es un archivo | Depende del programa | Busca exportar a CSV o Excel |
Una hoja de cálculo basta para una persona y unas decenas de líneas. Empieza a fallar cuando dos personas editan copias, cuando hay que contar con el móvil en un pasillo o cuando nadie sabe cuál es el archivo bueno. El software de escritorio pone orden, pero te ata a un equipo. La gestión de inventario en la nube mantiene el orden y deja que todo el equipo trabaje donde está la mercancía.
Qué buscar en un software de inventario en la nube
- Que funcione en el móvil igual que en el ordenador. Contar, recibir pedidos y buscar se hace de pie, no en una mesa.
- Que todos vean las mismas cifras. Una lista, no copias, para que una venta en la tienda y un recuento en el almacén acaben en el mismo sitio.
- Acceso por persona. Unos deben cambiar cantidades y otros solo mirar. Quien echa una mano en la caja no necesita editar el almacén.
- Un historial de cambios. Quién cambió una cantidad, de cuánto a cuánto, y cómo deshacerlo si fue un error.
- Un inicio de sesión fiable. Las contraseñas compartidas en un pósit son el origen de muchos problemas.
- Exportar cuando quieras. Tu inventario son tus datos. Si no puedes descargarlo en CSV o Excel, estás atrapado.
- Un precio que no sube con cada usuario. Muchas herramientas en la nube cobran por usuario o limitan los artículos en el plan gratis.
Cómo funciona Hoardo como inventario en la nube
Hoardo es una app de inventario gratis que funciona en el navegador. Las ubicaciones son espacios (el almacén, la tienda, una furgoneta, una obra), las estanterías, cubetas y maletines que hay en ellos son cajas numeradas, y cada artículo tiene su cantidad, fotos, notas, códigos de barras y las propiedades que añadas.
En el navegador, en cualquier dispositivo
Abre hoardo.com en el móvil, la tableta o el ordenador e inicia sesión. No hay que instalar ninguna app del App Store ni de Play Store: en el móvil puedes añadir Hoardo a la pantalla de inicio y se abre a pantalla completa, como una app. El móvil guarda una copia de todo lo que puedes ver, así que los espacios, las cajas y la búsqueda se abren al momento, y pide lo más reciente al abrirlo, al volver a él, cada minuto mientras está abierto y después de cada cambio que guardas.
Inicio de sesión sin contraseñas
Tu equipo entra con un código que le llega por correo, o con Google o Microsoft. No hay contraseñas que compartir ni que olvidar. «Cerrar sesión en todas partes», en Ajustes, cierra todas las sesiones en todos los dispositivos de una vez.
Quién puede ver y cambiar qué
Comparte un espacio con quienes trabajan en él y elige qué puede hacer cada persona: Puede editar o Puede ver. Quien solo puede ver sabe qué hay en las estanterías y cuántos, pero no puede cambiar nada. Cada persona ve solo los espacios a los que la han invitado.
Historial, con restaurar
Cada cambio en un artículo queda en su historial: quién lo hizo, cuándo y cómo estaba antes. Si una cantidad bajó de 21 a 18, lo dice, con el nombre de quien la cambió. Si fue un error, lo restauras desde el historial.
Recuentos, escaneo y existencias bajas
La misma lista sirve para el día a día: una lista de conteo de inventario con lo esperado y lo contado lado a lado, un escáner en el móvil para etiquetas QR y códigos de barras de productos, y un correo cuando un artículo baja al nivel que hayas elegido. Hoardo imprime sus propias etiquetas QR para estanterías y cubetas, y lee los códigos de barras que ya llevan tus productos.
Tus datos, cuando quieras
Exporta cualquier espacio o lista a Excel o en CSV cuando quieras, sin pasar antes a ningún plan. También funciona al revés: suelta una hoja de cálculo o la exportación de otra app en el chat de Hoardo, y te propone los espacios, las cajas y las propiedades para que lo revises. Más detalles en Pásate a Hoardo.
Dónde están los datos
La base de datos y las fotos de Hoardo se guardan en la UE, en Estocolmo. Si la persona que creó la cuenta se va, Ajustes › Cuenta › Traspasar cuenta pasa la cuenta entera al correo de otra persona, para que no se vaya con ella.
Conecta tus apps de IA
Si usas Claude o ChatGPT, puedes conectarlos a tu Hoardo en Ajustes › Apps conectadas. Pueden consultar qué tienes y dónde, y cambiarlo cuando se lo pidas, con tu sesión.
Monta tu inventario en la nube en una tarde
- Crea un espacio para cada ubicación. El almacén, la tienda, la furgoneta, el segundo local.
- Añade una caja numerada para cada estantería, hueco o cubeta, y escribe el número en la de verdad, o imprime etiquetas QR.
- Añade los artículos con su cantidad. Escríbelos, escanea su código de barras o importa la hoja de cálculo que ya tienes.
- Invita a tu equipo a los espacios donde trabaja, con Puede editar o Puede ver.
- Pon alertas de existencias bajas en lo que no puede faltar, y cuenta de vez en cuando con una lista de recuento.
Lo que Hoardo no es
Hoardo lleva la cuenta de lo que tienes, dónde está y quién lo cambió. No es un ERP ni un sistema de gestión de almacenes: no hay órdenes de compra, pedidos automáticos a proveedores, pedidos de venta, facturas ni contabilidad, no hay punto de venta y no hay traspasos automáticos entre ubicaciones. Cuando la mercancía pasa del almacén a la tienda, cambias las dos cantidades o mueves el artículo.
Gratis, con todas las funciones incluidas
Hoardo es 100 % gratis, sin plan de pago: todos los espacios, artículos y personas del equipo, escaneo, etiquetas, recuentos, historial y exportación. Para ver las funciones con más detalle, mira el software de gestión de inventario, o cómo encaja Hoardo en una pequeña empresa.
Preguntas sobre el inventario en la nube
¿Qué es la gestión de inventario en la nube?
Llevar tu inventario (artículos, dónde están y cuántos hay) en un software al que llegas por internet, normalmente desde el navegador, en lugar de en un archivo o un programa de un solo ordenador. Todo el equipo trabaja con la misma lista desde cualquier dispositivo.
¿Es mejor un software de inventario en la nube que una hoja de cálculo?
Para una persona y una lista corta, la hoja de cálculo basta. Cuando varias personas cuentan, venden o mueven mercancía, un software en la nube mantiene una sola lista en lugar de copias, funciona en el móvil, registra quién cambió qué y permite dar acceso solo para ver.
¿Hay un software de inventario en la nube gratis?
Sí. Hoardo es gratis, con todas las funciones incluidas y sin plan de pago: ubicaciones, artículos, escaneo, etiquetas QR, recuentos, correos de existencias bajas, acceso para el equipo, historial y exportación a Excel o CSV.
¿Tengo que instalar una app?
No. Hoardo funciona en el navegador del móvil, la tableta y el ordenador. En el móvil puedes añadirlo a la pantalla de inicio y se abre a pantalla completa, como una app. No hay app en el App Store ni en Play Store.
¿Puede usarlo mi equipo a la vez?
Sí. Invita a cada persona a los espacios donde trabaja, con Puede editar o Puede ver. Todos trabajan con la misma lista, y cada móvil pide lo más reciente al abrir Hoardo, al volver a él, después de guardar y cada minuto mientras está abierto.
¿Puedo sacar mis datos?
Sí. Exporta cualquier espacio o lista a Excel o en CSV cuando quieras, e importa una hoja de cálculo o la exportación de otra app para empezar. Mira Pásate a Hoardo.
¿Dónde se guardan los datos?
La base de datos y las fotos de Hoardo se guardan en la UE, en Estocolmo. La política de privacidad enumera todos los proveedores que usa Hoardo.