Etiquetas de activos con código QR que imprimes tú mismo
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Las etiquetas de activos son pegatinas pequeñas que pones en todo lo que tiene tu equipo, cada una con un número y un código que dice exactamente qué cosa es. Las etiquetas de activos con código QR van un paso más allá: apuntas con el móvil y la cosa se abre en Hoardo, con dónde vive, su número de serie y quién la tuvo por última vez. Aquí verás qué lleva una etiqueta, código QR o código de barras, cómo imprimirlas tú mismo gratis, qué etiquetar primero y dónde pegarlas.
Qué es una etiqueta de activo y qué lleva
Una etiqueta de activo convierte «el portátil gris» en CREW-00051. En cuanto cada cosa tiene su propio número, una lista distingue dos monitores iguales, un escaneo encuentra el registro correcto y nadie tiene que adivinar qué taladro se quedó en la obra.
Una buena etiqueta de activo lleva tres cosas:
- Un número que no se repite. Un prefijo corto para tu empresa o asociación y un número correlativo, como CREW-00042.
- Algo que un móvil pueda leer. Un código QR o un código de barras, para que nadie teclee el número.
- El nombre de la cosa, para reconocerla sin escanear.
Deja fuera lo que cambia. Dónde está, quién la tiene y cuándo acaba la garantía van en el registro detrás del código, donde pueden cambiar sin imprimir otra etiqueta.
Etiquetas de activos con código QR o con código de barras
Las dos funcionan. La diferencia es lo que guarda el código.
| Código QR | Código de barras (Code 128) | |
|---|---|---|
| Qué guarda | Un enlace a la cosa en Hoardo | El número de la etiqueta, también escrito bajo las barras |
| Quién lo lee | El escáner de Hoardo y la cámara del móvil | El escáner de Hoardo y los lectores de códigos que escriben como un teclado |
| Espacio | Un cuadrado pequeño | Una tira más ancha |
| Ideal para | Cajas, armarios y todo lo que abres con la cámara | Números de activo que también se leen a simple vista |
En Hoardo, una cosa con etiqueta de activo imprime ese número como código de barras, con el nombre encima de las barras y el número debajo. Si al imprimir desactivas «Códigos de barras propios», cada etiqueta lleva un código QR que abre la cosa en Hoardo. Las cajas y los espacios siempre llevan código QR. El escáner de Hoardo lee los dos, así que puedes mezclarlos. Si lo tuyo son más las cajas que el equipo, la guía del sistema de inventario con código de barras cubre esa parte.
Cómo imprimir etiquetas de activos con código QR en Hoardo
- Activa «Código de barras / SKU» en Ajustes › Propiedades de los artículos. Ahí viven las etiquetas de activo, junto a los códigos de barras que ya tenga cada cosa.
- Elige tu prefijo en Etiquetas de activo: hasta ocho mayúsculas o cifras, como CREW o ACME. Con «Etiquetar lo nuevo», cada artículo nuevo recibe el siguiente número al añadirlo.
- Etiqueta lo que ya tienes. Marca cosas y elige «Dar etiquetas de activo» en la barra de abajo, o abre una lista de equipos y usa «Poner etiqueta de activo a todo» en su menú.
- Imprime. Elige el papel: hojas de etiquetas A4 de Avery Zweckform, HERMA o Avery, papel normal para recortar, o una impresora de etiquetas como una Brother QL, una DYMO LabelWriter o una Niimbot.
- Pégalas. Lo impreso queda marcado como etiquetado, así que la próxima vez «Solo lo que aún no tiene etiqueta» lo deja fuera.
Números de activo que se cuentan solos
Hoardo cuenta en todos tus espacios, así que dos cosas tuyas nunca comparten número. Las etiquetas son tu prefijo, un guion y cinco cifras: CREW-00001, CREW-00002 y así. ¿Ya tienes números de una hoja de cálculo antigua? Mantenlos y pon el «Siguiente número» de Ajustes por encima del más alto: los nuevos siguen desde ahí.
Seguimiento de activos con código QR: escanea y lo ves
Seguir activos con códigos QR es sobre todo un hábito: escanear antes de buscar. Abre Búsqueda, toca Escanear y apunta el móvil a una etiqueta. Hoardo abre la cosa en la caja donde vive: con su número de serie, modelo y situación, y con su Historial, donde cada salida, cada cambio de sitio y cada edición llevan el nombre de quien la hizo.
La cámara del propio móvil también lee los códigos QR, y el enlace abre la cosa en Hoardo cuando has iniciado sesión. Un código QR de Hoardo no enseña nada a quien no esté en tus espacios: no hay ninguna página pública detrás.
¿Tu equipo ya trae códigos de barras, como el EAN del fabricante o la referencia del proveedor? Déjalos. Un artículo puede guardar varios códigos junto a su etiqueta de activo, y escanear cualquiera lo encuentra. Los lectores de códigos Bluetooth o USB que escriben como un teclado también funcionan en Búsqueda.
Qué etiquetar primero
Empieza por lo caro, lo que se mueve y lo que se comparte. Ahí la etiqueta se paga sola la primera semana.
- Portátiles, monitores, tabletas y móviles. Los números de serie son largos y se parecen: la etiqueta es el nombre corto que usa todo el mundo.
- Audiovisuales y cámaras. Proyectores, micrófonos, objetivos, el kit de eventos.
- Material compartido. Todo lo que tiene un sitio fijo y se presta: escaleras, medidores, el alargador bueno.
- Cajas y armarios. Una etiqueta QR por fuera abre la lista de lo que hay dentro.
Etiquetas para herramientas
Con las herramientas es donde más trabaja una etiqueta. Salen del panel cada mañana, el viernes están en tres furgonetas y son iguales que las del compañero. Pon una etiqueta a cada taladro, cada sierra y cada nivel láser, y una etiqueta QR a cada maletín, y un escaneo al final del día dice qué ha vuelto. La guía de la app para el control de herramientas explica furgonetas, obras y maletines como cajas.
Dónde pegar las etiquetas y de qué material
Pon la etiqueta donde sea fácil de escanear y difícil de rozar:
- Portátiles y tabletas: debajo, o dentro de la tapa junto a la bisagra, en una zona limpia y plana lejos de las rejillas.
- Monitores y proyectores: detrás o en la base, no en superficies que se calienten.
- Herramientas: en una parte plana de la carcasa, lejos de la empuñadura, la batería y el portabrocas.
- Maletines y cajas: en el lado que mira hacia ti en la estantería.
Para todo lo de interior bastan las hojas de etiquetas de papel normales. Para herramientas, furgonetas y material de exterior usa etiquetas de poliéster o vinilo, o pon una tira de cinta transparente sobre una de papel. Limpia la superficie antes. Hoardo no vende etiquetas ni impresoras: usas las hojas y la impresora que ya tienes.
El tamaño importa menos de lo que parece. Un código QR se lee bien a partir de unos 2 cm de lado. Un código de barras necesita algo más de ancho: las etiquetas de 50 × 30 mm o 54 × 25 mm van bien en portátiles y herramientas, y las hojas de 70 × 37 mm dejan sitio para nombres largos.
Presta lo que ya está etiquetado
Con etiquetas, prestar es rápido. Pon en una lista de equipos lo que la gente se lleva, escanea una etiqueta y Hoardo abre la asignación: escribe o elige quién se lo lleva, pon una fecha de devolución y un aviso antes. Lo que llega tarde se ve en rojo, y volver a escanear lo devuelve. La página sobre el préstamo de equipos explica toda la rutina.
Gratis, con todo incluido
Hoardo es 100 % gratis, sin plan de pago: etiquetas de activo, impresión, escaneo, listas de equipos y compartir con tu equipo están incluidos. Funciona en el navegador de cualquier móvil u ordenador. Para verlo entero, mira el software de gestión de activos, y si tus equipos aún están en una hoja de cálculo, empieza por la plantilla gratis de inventario de activos.
Preguntas sobre etiquetas de activos
¿Qué es una etiqueta de activo?
Una pegatina en algo que tiene tu empresa o asociación, con un número que no se repite y un código para escanear, de modo que cada cosa se distingue y se encuentra. En Hoardo las etiquetas son como CREW-00042 y van con los demás códigos de barras de la cosa.
¿Qué debe llevar una etiqueta de activo?
Un número único, un código QR o de barras y el nombre de la cosa. Lo que cambia, como dónde está o quién la tiene, va en el registro detrás del código, no en la etiqueta.
¿Son mejores las etiquetas con código QR que los códigos de barras?
Los códigos QR caben en un cuadrado pequeño y abren la cosa con cualquier cámara de móvil. Los códigos de barras muestran el número en una tira y funcionan con lectores que escriben como un teclado. Hoardo imprime y lee los dos: lo que tiene etiqueta de activo sale con código de barras, y sin «Códigos de barras propios» cada etiqueta lleva un código QR.
¿Puedo imprimir etiquetas de activos gratis?
Sí. Hoardo es gratis e imprime etiquetas de activos en hojas de etiquetas A4, papel normal o una impresora de etiquetas como Brother QL, DYMO LabelWriter o Niimbot. Solo pagas las etiquetas.
¿De qué tamaño deben ser las etiquetas de activos?
Las etiquetas de unos 50 × 30 mm van bien en portátiles, monitores y herramientas, y un código QR solo se lee bien a partir de unos 2 cm de lado. Hoardo ajusta cada etiqueta al papel o la impresora que elijas.
¿Puedo escanear las etiquetas con el móvil?
Sí. El escáner de Hoardo lee códigos QR y de barras con la cámara del móvil y abre la cosa. La cámara del propio móvil también lee los QR, y el enlace abre Hoardo cuando has iniciado sesión.
¿Puedo mantener los códigos de barras que ya tiene mi equipo?
Sí. Un artículo puede guardar varios códigos, como el del fabricante y tu etiqueta de activo, y escanear cualquiera lo encuentra.