Inventaretiketten mit QR-Code selbst drucken
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Inventaretiketten sind kleine Aufkleber auf allem, was deinem Team gehört, jeweils mit einer Nummer und einem Code, der genau sagt, welches Ding das ist. Inventaretiketten mit QR-Code gehen einen Schritt weiter: Halt das Handy drauf, und der Gegenstand öffnet sich in Hoardo, mit seinem Platz, seiner Seriennummer und wer ihn zuletzt hatte. Hier steht, was auf ein Etikett gehört, QR-Code oder Barcode, wie du deine Etiketten kostenlos selbst druckst, was du zuerst kennzeichnest und wo die Aufkleber hinkommen.
Was ein Inventaretikett ist und was draufgehört
Ein Inventaretikett macht aus „dem grauen Laptop“ CREW-00051. Sobald jedes Ding seine eigene Nummer hat, kann eine Liste zwei gleiche Monitore auseinanderhalten, ein Scan findet den richtigen Eintrag, und niemand muss raten, welcher Bohrschrauber auf der Baustelle ist.
Ein gutes Inventaretikett trägt drei Dinge:
- Eine Nummer, die es nur einmal gibt. Ein kurzes Kürzel für deine Firma oder deinen Verein und eine laufende Nummer, zum Beispiel CREW-00042.
- Etwas, das ein Handy lesen kann. Einen QR-Code oder einen Barcode, damit niemand die Nummer abtippt.
- Den Namen des Dings, damit man es auch ohne Scan erkennt.
Was sich ändert, gehört nicht aufs Etikett. Wo etwas steht, wer es hat und wann die Garantie endet, steht im Eintrag hinter dem Code, wo es sich ändern kann, ohne dass du neu druckst.
Inventaretiketten mit QR-Code oder Barcode?
Beides funktioniert. Der Unterschied ist, was im Code steckt.
| QR-Code | Barcode (Code 128) | |
|---|---|---|
| Was drinsteckt | Ein Link auf den Gegenstand in Hoardo | Die Inventarnummer, unter den Strichen auch lesbar |
| Wer ihn liest | Der Scanner von Hoardo und die Kamera-App des Handys | Der Scanner von Hoardo und Barcodescanner, die wie eine Tastatur tippen |
| Platz | Ein kleines Quadrat | Ein breiterer Streifen |
| Gut für | Kisten, Schränke und alles, was man mit der Kamera öffnet | Inventarnummern, die man auch mit bloßem Auge lesen will |
In Hoardo druckt ein Gegenstand mit Inventarnummer diese Nummer als Barcode, mit dem Namen über den Strichen und der Nummer darunter. Schaltest du beim Drucken „Eigene Barcodes der Gegenstände“ aus, bekommt jedes Etikett stattdessen einen QR-Code, der den Gegenstand in Hoardo öffnet. Kisten und Räume bekommen immer einen QR-Code. Der Scanner von Hoardo liest beides, du kannst also mischen. Geht es dir eher um Kisten als um Inventar, hilft der Artikel zum Barcode-Inventarsystem.
So druckst du Inventaretiketten mit QR-Code in Hoardo
- Schalt „Barcode / Artikelnr.“ ein, unter Einstellungen › Gegenstände. Dort leben die Inventarnummern, neben den Barcodes, die ein Ding schon hat.
- Wähl dein Präfix unter Inventarnummern: bis zu acht Großbuchstaben oder Ziffern, etwa CREW oder ACME. Mit „Neue Dinge nummerieren“ bekommt jeder neue Gegenstand gleich beim Anlegen die nächste Nummer.
- Nummerier, was schon da ist. Hak Dinge an und tipp unten in der Leiste auf „Inventarnummern vergeben“, oder öffne eine Inventarliste und nimm im Menü „Allem eine Inventarnummer geben“.
- Druck sie. Wähl dein Papier: A4-Etikettenbögen von Avery Zweckform, HERMA oder Avery, normales Papier zum Ausschneiden, oder einen Etikettendrucker wie einen Brother QL, einen DYMO LabelWriter oder einen Niimbot.
- Kleb sie auf. Gedruckte Dinge gelten als etikettiert, beim nächsten Mal lässt „Nur, was noch kein Etikett hat“ sie weg.
Inventarnummern, die von selbst hochzählen
Hoardo zählt über alle deine Räume hoch, keine zwei deiner Dinge haben also dieselbe Nummer. Die Nummern bestehen aus deinem Präfix, einem Bindestrich und fünf Ziffern: CREW-00001, CREW-00002 und so weiter. Du hast schon Nummern aus einer alten Tabelle? Behalt sie und stell „Nächste Nummer“ in den Einstellungen über deine höchste, dann geht es von dort weiter.
Inventar per QR-Code verfolgen: scannen und sehen
Inventar per QR-Code verfolgen ist vor allem eine Gewohnheit: erst scannen, dann suchen. Öffne die Suche, tipp auf Scannen und halt das Handy auf ein Etikett. Hoardo öffnet das Ding in der Kiste, in die es gehört: mit Seriennummer, Modell und Status, und mit seinem Verlauf, in dem jede Ausgabe, jeder Umzug und jede Änderung mit Namen steht.
Auch die Kamera-App des Handys liest die QR-Codes, und der Link öffnet das Ding in Hoardo, sobald du angemeldet bist. Ein QR-Code von Hoardo zeigt niemandem etwas, der nicht in deinen Räumen ist: Es gibt keine öffentliche Seite dahinter.
Auf deinen Geräten sind schon Barcodes, etwa die EAN des Herstellers oder eine Artikelnummer des Händlers? Lass sie dran. Ein Gegenstand kann mehrere Codes neben seiner Inventarnummer haben, und jeder davon findet ihn. Barcodescanner über Bluetooth oder USB, die wie eine Tastatur tippen, gehen in der Suche auch.
Was du zuerst etikettierst
Fang mit dem an, was teuer ist, was wandert und was sich mehrere teilen. Da lohnt sich das Etikett schon in der ersten Woche.
- Laptops, Monitore, Tablets und Handys. Seriennummern sind lang und sehen alle gleich aus: Die Inventarnummer ist der kurze Name, den alle benutzen.
- Technik und Kameras. Beamer, Mikrofone, Objektive, die Messe-Kiste.
- Gemeinsames Werkzeug. Alles, was einen festen Platz hat und ausgeliehen wird: Leitern, Messgeräte, die gute Kabeltrommel.
- Kisten und Schränke. Ein QR-Etikett außen öffnet die Liste von dem, was drin ist.
Werkzeug kennzeichnen
Bei Werkzeug arbeitet ein Etikett am meisten. Es verlässt jeden Morgen die Wand, liegt bis Freitag in drei Transportern und sieht genauso aus wie das vom Kollegen. Gib jedem Bohrschrauber, jeder Säge und jedem Laser einen Werkzeugaufkleber und jedem Koffer ein QR-Etikett, dann sagt ein Scan am Abend, was zurück ist. Wie Transporter, Baustellen und Koffer als Kisten funktionieren, steht im Artikel zur Werkzeugverwaltung-App.
Wo die Etiketten hinkommen und welches Material
Kleb das Etikett dahin, wo es sich leicht scannen lässt und schwer abreibt:
- Laptops und Tablets: unten, oder innen am Deckel beim Scharnier, auf eine saubere, glatte Stelle weg von den Lüftungsschlitzen.
- Monitore und Beamer: hinten oder auf den Fuß, nicht auf Flächen, die heiß werden.
- Werkzeug: auf eine flache Stelle am Gehäuse, weg vom Griff, vom Akku und vom Bohrfutter.
- Koffer und Kisten: auf die Seite, die im Regal nach vorn zeigt.
Für alles drinnen reichen normale Papieretiketten. Für Werkzeug, Transporter und alles draußen nimm Polyester- oder Vinyletiketten, oder kleb einen Streifen klares Klebeband über ein Papieretikett. Wisch die Stelle vorher ab. Hoardo verkauft keine Etiketten oder Drucker: Du nimmst die Bögen und den Drucker, die du hast.
Die Größe ist weniger wichtig, als man denkt. Ein QR-Code lässt sich ab etwa 2 cm im Quadrat gut lesen. Ein Barcode braucht etwas mehr Breite: Etiketten mit 50 × 30 mm oder 54 × 25 mm passen auf Laptops und Werkzeug, Bögen mit 70 × 37 mm lassen Platz für längere Namen.
Etikettiertes ausgeben
Mit Etiketten geht das Ausleihen schnell. Setz die Dinge, die sich Leute nehmen, auf eine Inventarliste, scann ein Etikett, und Hoardo öffnet die Ausgabe: Tipp oder wähl, wer es nimmt, setz ein „Zurück bis“ und eine Erinnerung vor dem Termin. Was zu spät ist, wird rot, und ein zweiter Scan nimmt es zurück. Wie das im Alltag läuft, steht auf der Seite zur Geräteausleihe.
Kostenlos, alles inklusive
Hoardo ist zu 100 % kostenlos, ohne Bezahlversion: Inventarnummern, Etiketten, Scannen, Inventarlisten und das Teilen mit deinem Team sind dabei. Es läuft im Browser auf jedem Handy und Computer. Den Überblick gibt die Seite zur Inventarverwaltung für Teams, und wenn deine Geräte noch in einer Tabelle stehen, fang mit der kostenlosen Inventarliste als Vorlage an.
Fragen zu Inventaretiketten
Was ist ein Inventaretikett?
Ein Aufkleber auf etwas, das deiner Firma oder deinem Verein gehört, mit einer Nummer, die es nur einmal gibt, und einem Code zum Scannen. So lässt sich jedes Ding unterscheiden und nachschlagen. In Hoardo sehen die Nummern aus wie CREW-00042 und stehen bei den anderen Barcodes des Dings.
Was gehört auf ein Inventaretikett?
Eine eindeutige Nummer, ein QR-Code oder Barcode und der Name des Dings. Was sich ändert, etwa wo es steht und wer es hat, gehört in den Eintrag hinter dem Code, nicht aufs Etikett.
Sind Inventaretiketten mit QR-Code besser als Barcodes?
QR-Codes passen in ein kleines Quadrat und öffnen das Ding mit jeder Handykamera. Barcodes zeigen die Nummer als Streifen und funktionieren mit Barcodescannern, die wie eine Tastatur tippen. Hoardo druckt und liest beides: Dinge mit Inventarnummer bekommen ein Barcode-Etikett, und ohne „Eigene Barcodes der Gegenstände“ bekommt jedes Etikett einen QR-Code.
Kann ich Inventaretiketten kostenlos drucken?
Ja. Hoardo ist kostenlos und druckt Inventaretiketten auf A4-Etikettenbögen, normales Papier oder einen Etikettendrucker wie Brother QL, DYMO LabelWriter oder Niimbot. Bezahlen musst du nur die Etiketten.
Wie groß sollten Inventaretiketten sein?
Etiketten mit etwa 50 × 30 mm passen auf Laptops, Monitore und Werkzeug, ein QR-Code allein lässt sich ab etwa 2 cm im Quadrat gut lesen. Hoardo legt jedes Etikett für das Papier oder den Drucker an, den du wählst.
Kann ich Inventaretiketten mit dem Handy scannen?
Ja. Der Scanner von Hoardo liest QR-Codes und Barcodes mit der Handykamera und öffnet das Ding. Auch die Kamera-App des Handys liest die QR-Codes, und der Link öffnet Hoardo, sobald du angemeldet bist.
Kann ich die Barcodes behalten, die schon auf meinen Geräten sind?
Ja. Ein Gegenstand kann mehrere Codes haben, etwa den Barcode des Herstellers und deine Inventarnummer, und jeder davon findet ihn.