Étiquettes d’inventaire avec QR code à imprimer soi-même
Publié le · 9 min de lecture
Les étiquettes d’inventaire sont de petits autocollants que tu poses sur tout ce que possède ton équipe, chacun avec un numéro et un code qui dit exactement de quel objet il s’agit. Les étiquettes d’inventaire avec QR code vont plus loin : tu pointes ton téléphone dessus et l’objet s’ouvre dans Hoardo, avec sa place, son numéro de série et la personne qui l’a eu en dernier. Ce guide explique ce qu’on met sur une étiquette, QR code ou code-barres, comment imprimer les tiennes gratuitement, quoi étiqueter en premier et où les coller.
Ce qu’est une étiquette d’inventaire et ce qu’on y met
Une étiquette d’inventaire transforme « l’ordinateur gris » en CREW-00051. Dès que chaque objet a son propre numéro, une liste distingue deux écrans identiques, un scan trouve la bonne fiche et personne ne devine quelle perceuse est restée sur le chantier.
Une bonne étiquette d’inventaire porte trois choses :
- Un numéro qui ne sert qu’une fois. Un préfixe court pour ton entreprise ou ton association et un numéro qui se suit, comme CREW-00042.
- Quelque chose qu’un téléphone sait lire. Un QR code ou un code-barres, pour que personne ne tape le numéro.
- Le nom de l’objet, pour le reconnaître sans scanner.
Laisse de côté ce qui change. L’endroit où il se trouve, qui l’a et la fin de sa garantie vont dans la fiche derrière le code, où ils peuvent changer sans réimprimer.
Étiquettes d’inventaire avec QR code ou code-barres ?
Les deux marchent. La différence, c’est ce que contient le code.
| QR code | Code-barres (Code 128) | |
|---|---|---|
| Ce qu’il contient | Un lien vers l’objet dans Hoardo | Le numéro d’inventaire, écrit aussi sous les barres |
| Qui le lit | Le scanner de Hoardo et l’appareil photo du téléphone | Le scanner de Hoardo et les lecteurs de codes-barres qui tapent comme un clavier |
| Place | Un petit carré | Une bande plus large |
| Idéal pour | Boîtes, armoires et tout ce qu’on ouvre avec l’appareil photo | Numéros d’inventaire qu’on lit aussi à l’œil |
Dans Hoardo, un objet qui a un numéro d’inventaire l’imprime en code-barres, avec son nom au-dessus des barres et le numéro dessous. Si tu désactives « Codes-barres des objets » à l’impression, chaque étiquette reçoit à la place un QR code qui ouvre l’objet dans Hoardo. Les boîtes et les pièces ont toujours un QR code. Le scanner de Hoardo lit les deux, tu peux donc mélanger. Si tu étiquettes plutôt des boîtes que du matériel, le guide du système d’inventaire à codes-barres couvre ce côté-là.
Comment imprimer des étiquettes d’inventaire avec QR code dans Hoardo
- Active « Code-barres / réf. » dans Réglages › Propriétés des objets. C’est là que vivent les numéros d’inventaire, à côté des codes-barres qu’un objet a déjà.
- Choisis ton préfixe sous Numéros d’inventaire : jusqu’à huit majuscules ou chiffres, comme CREW ou ACME. Avec « Numéroter les nouveautés », chaque nouvel objet reçoit le numéro suivant dès qu’il est ajouté.
- Numérote ce que tu as déjà. Coche des objets et choisis « Donner des numéros d’inventaire » dans la barre du bas, ou ouvre une liste de matériel et utilise « Donner un numéro d’inventaire à tout » dans son menu.
- Imprime. Choisis ton papier : planches d’étiquettes A4 Avery Zweckform, HERMA ou Avery, papier normal à découper, ou une imprimante d’étiquettes comme une Brother QL, une DYMO LabelWriter ou une Niimbot.
- Colle-les. Ce qui est imprimé est marqué comme étiqueté, et la fois suivante « Seulement ce qui n’a pas encore d’étiquette » le laisse de côté.
Des numéros d’inventaire qui se suivent tout seuls
Hoardo compte sur toutes tes pièces, donc deux de tes objets n’ont jamais le même numéro. Les numéros sont ton préfixe, un tiret et cinq chiffres : CREW-00001, CREW-00002 et ainsi de suite. Tu as déjà des numéros dans un vieux tableur ? Garde-les et règle « Prochain numéro » au-dessus du plus haut : les nouveaux continuent à partir de là.
Suivi du matériel par QR code : scanner et voir
Suivre son matériel par QR code, c’est surtout une habitude : scanner avant de chercher. Ouvre Recherche, touche Scanner et vise une étiquette. Hoardo ouvre l’objet dans la boîte où il vit : avec son numéro de série, son modèle et son statut, et son Historique, où chaque attribution, chaque déplacement et chaque modification porte le nom de la personne.
L’appareil photo du téléphone lit aussi les QR codes, et le lien ouvre l’objet dans Hoardo une fois que tu es connecté. Un QR code de Hoardo ne montre rien à quelqu’un qui n’est pas dans tes pièces : il n’y a aucune page publique derrière.
Ton matériel porte déjà des codes-barres, comme l’EAN du fabricant ou la référence du fournisseur ? Garde-les. Un objet peut avoir plusieurs codes à côté de son numéro d’inventaire, et scanner n’importe lequel le retrouve. Les lecteurs de codes-barres Bluetooth ou USB qui tapent comme un clavier marchent aussi dans Recherche.
Quoi étiqueter en premier
Commence par ce qui coûte cher, ce qui bouge et ce qui se partage. C’est là qu’une étiquette se rentabilise dès la première semaine.
- Ordinateurs, écrans, tablettes et téléphones. Les numéros de série sont longs et se ressemblent : le numéro d’inventaire est le nom court que tout le monde utilise.
- Audiovisuel et photo. Vidéoprojecteurs, micros, objectifs, le kit salons.
- Matériel partagé. Tout ce qui a une place fixe et qu’on emprunte : échelles, appareils de mesure, le bon enrouleur.
- Boîtes et armoires. Une étiquette QR à l’extérieur ouvre la liste de ce qu’il y a dedans.
Étiquettes pour l’outillage
C’est sur l’outillage qu’une étiquette travaille le plus. Les outils quittent le mur chaque matin, sont dans trois camionnettes le vendredi et ressemblent trait pour trait à ceux du collègue. Mets une étiquette sur chaque perceuse, chaque scie et chaque niveau laser, et une étiquette QR sur chaque mallette : un scan en fin de journée dit ce qui est rentré. Le guide de l’application de gestion d’outillage explique les camionnettes, chantiers et mallettes comme des boîtes.
Où coller les étiquettes et quelle matière choisir
Pose l’étiquette là où elle se scanne facilement et s’use peu :
- Ordinateurs et tablettes : dessous, ou à l’intérieur du capot près de la charnière, sur une zone propre et plate, loin des aérations.
- Écrans et vidéoprojecteurs : au dos ou sur le pied, pas sur une surface qui chauffe.
- Outils : sur une partie plate du corps, loin de la poignée, de la batterie et du mandrin.
- Mallettes et boîtes : sur le côté tourné vers toi dans l’étagère.
Pour tout ce qui reste à l’intérieur, des planches d’étiquettes en papier suffisent. Pour l’outillage, les camionnettes et le matériel d’extérieur, prends des étiquettes en polyester ou en vinyle, ou pose une bande de ruban adhésif transparent sur une étiquette papier. Nettoie la surface avant. Hoardo ne vend ni étiquettes ni imprimantes : tu utilises les planches et l’imprimante que tu as.
La taille compte moins qu’on ne le croit. Un QR code se lit bien à partir de 2 cm de côté environ. Un code-barres demande un peu plus de largeur : les étiquettes de 50 × 30 mm ou 54 × 25 mm conviennent aux ordinateurs et aux outils, et les planches de 70 × 37 mm laissent de la place pour les noms longs.
Prêter ce qui est étiqueté
Avec des étiquettes, prêter va vite. Mets sur une liste de matériel ce que les gens emportent, scanne une étiquette et Hoardo ouvre l’attribution : tape ou choisis qui le prend, fixe une date de retour et un rappel avant l’échéance. Ce qui est en retard passe en rouge, et un nouveau scan le récupère. La page sur le prêt de matériel détaille toute la routine.
Gratuit, tout compris
Hoardo est 100 % gratuit, sans formule payante : numéros d’inventaire, étiquettes, scan, listes de matériel et partage avec ton équipe sont compris. Il tourne dans le navigateur sur n’importe quel téléphone ou ordinateur. Pour la vue d’ensemble, vois le logiciel de gestion de matériel, et si ton matériel est encore dans un tableur, commence par le modèle d’inventaire du matériel gratuit.
Questions sur les étiquettes d’inventaire
Qu’est-ce qu’une étiquette d’inventaire ?
Un autocollant sur un objet qui appartient à ton entreprise ou ton association, avec un numéro unique et un code à scanner, pour distinguer chaque objet et retrouver sa fiche. Dans Hoardo, les numéros ressemblent à CREW-00042 et vont avec les autres codes-barres de l’objet.
Que mettre sur une étiquette d’inventaire ?
Un numéro unique, un QR code ou un code-barres et le nom de l’objet. Ce qui change, comme l’endroit où il se trouve ou qui l’a, va dans la fiche derrière le code, pas sur l’étiquette.
Les étiquettes avec QR code sont-elles meilleures que les codes-barres ?
Les QR codes tiennent dans un petit carré et ouvrent l’objet avec n’importe quel appareil photo de téléphone. Les codes-barres montrent le numéro sur une bande et fonctionnent avec les lecteurs qui tapent comme un clavier. Hoardo imprime et lit les deux : ce qui a un numéro d’inventaire reçoit une étiquette code-barres, et sans « Codes-barres des objets » chaque étiquette a un QR code.
Peut-on imprimer des étiquettes d’inventaire gratuitement ?
Oui. Hoardo est gratuit et imprime les étiquettes d’inventaire sur planches A4, papier normal ou imprimante d’étiquettes comme Brother QL, DYMO LabelWriter ou Niimbot. Tu ne paies que les étiquettes.
Quelle taille pour une étiquette d’inventaire ?
Des étiquettes d’environ 50 × 30 mm conviennent aux ordinateurs, écrans et outils, et un QR code seul se lit bien à partir de 2 cm de côté environ. Hoardo met chaque étiquette en page pour le papier ou l’imprimante que tu choisis.
Peut-on scanner les étiquettes avec son téléphone ?
Oui. Le scanner de Hoardo lit les QR codes et les codes-barres avec l’appareil photo du téléphone et ouvre l’objet. L’appareil photo du téléphone lit aussi les QR codes, et le lien ouvre Hoardo une fois que tu es connecté.
Peut-on garder les codes-barres déjà présents sur le matériel ?
Oui. Un objet peut garder plusieurs codes, comme celui du fabricant et ton numéro d’inventaire, et scanner n’importe lequel le retrouve.