Software für Geräteausleihe Wissen, wer es hat und wann es zurückkommt.
Hoardo ist eine kostenlose Software für die Geräteausleihe: Etikett auf jedes Gerät, beim Ausgeben scannen, Rückgabedatum setzen, erinnert werden und beim Zurückgeben wieder scannen. Kameras, Laptops, Werkzeug und Sportgeräte haben ihren Raum und ihre Kiste, also ist immer klar, wohin etwas zurückgehört.
100 % kostenlos · Nichts zu installieren · Für dein ganzes Team
Ein Ausleihsystem in drei Schritten
Geräte erfassen
Leg einen Raum für den Medienraum, die Werkstatt oder das Vereinslager an. Darin eine nummerierte Kiste für jedes Regal, jeden Koffer und jeden Wagen, dann die Geräte selbst: tippen, sagen oder fotografieren.
Etiketten drucken
Jedes Gerät bekommt eine Inventarnummer, gedruckt als Barcode-Etikett. Kisten und Regale bekommen QR-Etiketten, damit ein Scan zeigt, was hineingehört.
Über eine Liste ausgeben
Was ausgeliehen wird, kommt auf eine Inventar-Liste. Ihr Knopf gibt ein Gerät an einen Namen aus, mit Rückgabedatum, und ein Scan der Nummer nimmt es wieder zurück.
Ausgeben und zurücknehmen per Scan
Öffne die Liste und scanne eine Inventarnummer mit dem Handy. Ist das Gerät da, öffnet sich die Ausgabe: Namen tippen oder auf jemanden tippen, der schon einmal etwas hatte, Rückgabedatum wählen, fertig. Kommt es zurück, scannst du es noch einmal und es ist zurückgenommen, ganz ohne Tippen.
Wer etwas ausleiht, ist ein Name, den du eintippst: Schülerinnen, Mitglieder und Gäste brauchen kein Konto. Ein ganzer Koffer kann als ein Eintrag auf die Liste, und ein Barcode-Scanner an der Ausgabe, der wie eine Tastatur tippt, funktioniert genau wie die Kamera.
Solange etwas ausgegeben ist, zeigt seine Kiste weiter, wohin es zurückgehört. Für alles, was da ist, zeigt die Liste den Status, also siehst du, dass die Handkreissäge in Reparatur ist, bevor jemand danach fragt.
Rückgabedatum, Erinnerung und überfällige Geräte
Jede Ausgabe kann ein Datum für die Rückgabe haben. Tipp daneben auf „Erinnern?“ und Hoardo schickt dir, der Person, der die Liste gehört, eine E-Mail: am Tag selbst oder ein paar Tage davor oder danach, wie du willst. Was über die Zeit ist, wird rot, und oben in der Liste steht, wie viel überfällig ist.
Jedes Gerät hat seinen eigenen Verlauf: wer es an wen ausgegeben hat, wann es zurückkam und wer es geändert hat. Kommt ein Objektiv zerkratzt zurück, siehst du, wer es zuletzt hatte.
Geräte tageweise reservieren
Geräte, die man vorher plant, etwa den Beamer für die Schulaufführung oder die Stative für einen Dreh, kommen auf eine Vermietungsliste. Reserviere sie für die Tage, an denen sie gebraucht werden, und Hoardo warnt, wenn sich eine Reservierung mit einer anderen überschneidet. Ein ganzer Koffer lässt sich als Set reservieren.
Preis und Kaution sind freiwillig, die Liste taugt also auch für interne Reservierungen. Verleihst du Geräte gegen Geld, lies weiter bei der Verleihsoftware.
Kostenlose Ausleihliste als Vorlage, auch für Werkzeug
Noch nicht bereit für eine App? Druck diese Ausleihliste aus und häng sie an die Tür. Sie taugt auch als Werkzeug-Ausgabeliste: eine Zeile pro Ausleihe, mit Gerät, Nummer, wer es genommen hat, wann es raus ist, bis wann und wann es zurückkam.
Papier klappt, bis die Liste verschwindet, die Schrift nicht mehr lesbar ist oder du wissen willst, wer den Akkuschrauber hat, ohne zum Schrank zu laufen. Dann lohnen sich dieselben Spalten in Hoardo: niemand füllt sie von Hand aus, und sie sind auf jedem Handy im Team.
| Gerät | Nummer | Ausgeliehen von | Raus | Bis | Zurück | Unterschrift |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Videostativ | EQ-00061 | Film-AG | 2.9. | 4.9. | ||
| Akkuschrauber | EQ-00071 | Frau Kaya | 1.9. | 3.9. | 3.9. | |
Die Vorlage hat 20 leere Zeilen. Öffne sie in Excel, Numbers oder Google Tabellen und druck sie aus.
Ein Etikett auf jedem Gerät
Hoardo zählt die Inventarnummern für dich hoch, etwa EQ-00042 mit deinem eigenen Kürzel: neue Geräte bekommen gleich eine, oder du gibst allem auf der Liste mit einem Tipp eine Nummer. Gedruckt wird auf A4-Etikettenbögen oder mit einem Etikettendrucker. Die Nummer finden auch die Suche und der Scanner, ein Scan öffnet das Gerät also von überall in der App.
Barcodes, die schon auf deinen Geräten kleben, bleiben als weitere Codes am selben Gerät.
Wer die Ausleihsoftware nutzt
Werkzeugausgabe für Handwerk und Werkstatt
Bohrhammer, Sägen und Kreuzlinienlaser gehen mit Namen an die Kolonne und kommen per Scan zurück. Transporter und Koffer sind Kisten, also weißt du, was in jeden gehört.
Werkzeugverwaltung per App →Werkzeuglager im kleinen Betrieb
Das Werkzeuglager ist ein Raum, jede Schublade und jedes Fach eine Kiste. Ausgabe über den Tresen mit Barcode-Scanner, Verbrauchsmaterial wird auf einer Inventur-Liste gezählt.
Schulen und Vereine
Kameras, Laptops, Sportgeräte und Instrumente für Schülerinnen, Schüler und Mitglieder, mit Rückgabedatum und Überfälligem in Rot.
Kirchengemeinden
Beamer, Mikrofone und Klapptische für Gruppen und Mitglieder, dazu die Technik des Gemeindesaals tageweise reserviert.
Inventar für Kirchengemeinden →Büro und Veranstaltungstechnik
Laptops, Beamer und Konferenztechnik, jeweils mit Seriennummer, Status und wer es gerade hat.
Software für Inventarverwaltung →Kamera- und Filmtechnik
Bodys, Objektive, Ton und Licht in ihren Koffern, pro Dreh ausgegeben und für die großen Tage vorab reserviert.
Dein Team, Raum für Raum
Lade die Leute, die Geräte ausgeben, in den Raum des Medienraums ein, jeweils mit „Kann bearbeiten“ oder „Kann ansehen“. Listen teilst du extra, mit Leuten, die sie ansehen, abhaken oder bearbeiten können, so kann eine Hilfskraft ausgeben und zurücknehmen, ohne den Bestand zu ändern.
Angemeldet wird mit einem Code per E-Mail, mit Google oder Microsoft. Die Liste lässt sich jederzeit als Tabelle exportieren, mit wer was hat und was überfällig ist.
Was diese Ausleihsoftware nicht ist
Hoardo weiß, wer deine Geräte hat und bis wann. Mehr will es nicht sein:
- Keine Konten für Leute, die ausleihen: wer etwas hat, ist ein Name, den du tippst oder wählst.
- Kein Selbstbedienungs-Terminal: wer die Geräte ausgibt, macht das auf dem eigenen Handy.
- Keine Unterschriften in der App. Brauchst du Tinte, nimm die Ausleihliste oben.
- Keine Gebühren, Strafen oder Zahlungen für interne Ausleihen.
- Kein GPS und kein RFID: Hoardo weiß, wo etwas ist, weil Leute es scannen und verschieben.
- Keine Berichte oder Prüfungen über die Liste selbst, ihre Zählungen und ihren Tabellen-Export hinaus.
Kostenlose Ausleihsoftware, alles inklusive
Hoardo ist 100 % kostenlos, ohne Bezahlversion: jede Liste, jedes Etikett, jede Ausgabe und jede Person in deinem Team. Nichts zu installieren und kein Preis pro Gerät oder pro Person.
Fang mit einem Regal Kameras oder einer Werkzeugwand an und nimm den Rest dazu, wenn es läuft.
Fragen zur Geräteausleihe
Was ist eine Software für die Geräteausleihe?
Sie hält fest, wer welches Gerät ausgeliehen hat, seit wann und bis wann. Hoardo macht das mit einer Inventar-Liste: Nummer scannen, wählen, wer es nimmt und bis wann, und bei der Rückgabe noch einmal scannen.
Wie richte ich ein Ausleihsystem für Geräte ein?
Leg in Hoardo einen Raum für den Ort an, an dem die Geräte liegen, und eine nummerierte Kiste für jedes Regal oder jeden Koffer. Erfasse die Geräte, gib ihnen Inventarnummern und druck die Etiketten. Dann kommt, was ausgeliehen wird, auf eine Inventar-Liste, und von dort gibst du per Scan aus und nimmst zurück.
Gibt es kostenlose Ausleihsoftware?
Ja. Hoardo ist kostenlos und hat alles dabei: Ausgaben, Rückgabedaten, Erinnerungen, Reservierungen, Etiketten und dein Team. Eine Bezahlversion gibt es nicht.
Kann ich Geräte per Scan ausgeben und zurücknehmen?
Ja. Auf einer Inventar-Liste öffnet der Scan eines Geräts, das da ist, die Ausgabe, und der Scan eines ausgegebenen Geräts nimmt es zurück. Die Handykamera liest Barcodes und QR-Codes, Barcode-Scanner, die wie eine Tastatur tippen, gehen auch.
Kann ich ein Rückgabedatum und eine Erinnerung setzen?
Ja. Jede Ausgabe kann ein Rückgabedatum mit Erinnerung am Tag, davor oder danach haben, per E-Mail an die Person, der die Liste gehört. Überfälliges wird in der Liste rot.
Kann man Geräte im Voraus reservieren?
Ja. Eine Vermietungsliste reserviert gemeinsame Geräte tageweise, warnt bei Überschneidungen und kann einen ganzen Koffer als Set reservieren. Preis und Kaution sind freiwillig, also passt das auch für interne Reservierungen.
Brauchen die Leute, die ausleihen, ein Konto?
Nein. Wer etwas ausleiht, ist ein Name, den du tippst oder wählst. Nur wer die Geräte ausgibt, meldet sich bei Hoardo an.
Gibt es eine Ausleihliste zum Ausdrucken?
Ja. Auf dieser Seite gibt es eine kostenlose Ausleihliste als CSV zum Herunterladen und Ausdrucken, mit Spalten für Gerät, Nummer, wer es ausgeliehen hat, raus, bis, zurück und Unterschrift.
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