Kostenlose Inventarliste als Vorlage für Excel und Google Sheets
Veröffentlicht · 7 Min. Lesezeit
Eine Inventarliste ist das Verzeichnis von allem, was deinem Team gehört und das du im Blick behalten willst: was es ist, wo es steht, seine Seriennummer, was es gekostet hat und wann die Garantie endet. Hier gibt es eine kostenlose Inventarliste als Vorlage für Excel und Google Sheets, dazu was in jede Spalte gehört, ein Beispiel zum Abschauen und wie aus der Tabelle Gegenstände mit Inventarnummern werden, die du scannen kannst.
Was eine Inventarliste ist und was hineingehört
Die Inventarliste eines kleinen Teams beantwortet die Fragen, die jede Woche kommen: Haben wir noch ein Ladegerät, wo ist der Beamer, welcher Laptop gehört Lena, ist die Kamera noch in der Garantie? Dafür braucht es eine Zeile pro Ding, das du finden, verleihen oder ersetzen willst:
- Was es ist: ein Name, den alle kennen, eine Kategorie, ein Modell.
- Welches es ist: eine Inventarnummer und, wo vorhanden, die Seriennummer.
- Wo es steht: der Raum oder Standort und darin der Schrank, das Regal oder der Koffer.
- Wie es gerade ist: in Benutzung, im Lager, in Reparatur, und welche Abteilung es nutzt.
- Geld und Daten: was es gekostet hat, wann es gekauft wurde und wann die Garantie endet.
Verbrauchsmaterial wie Kabel oder Batterien kann sich eine Zeile mit einer Anzahl teilen. Teure Dinge, die herumwandern, bekommen je eine eigene Zeile und eine eigene Nummer.
Kostenlose Inventarliste als Vorlage
Die Vorlage ist eine CSV-Datei mit Semikolons, sie öffnet sich also direkt in Excel, Google Sheets, Numbers und LibreOffice. Sie hat eine Kopfzeile und fünf Beispielzeilen: Lösch die und trag deine eigenen ein.
Inventarliste als Vorlage herunterladen (CSV)15 Spalten, 5 Beispielzeilen. Kostenlos, ohne Anmeldung.
| Spalte | Was reingehört | Was daraus in Hoardo wird |
|---|---|---|
| Name | Wie alle es nennen: MacBook Pro 14, Beamer | Der Name des Gegenstands |
| Kategorie | IT, AV & Foto, Werkzeug | Seine Kategorie |
| Raum | Der Standort: Büro, Lager | Ein Raum |
| Kisten-Nr. | Die Nummer, die auf dem Schrank oder Koffer steht | Die Nummer der Kiste |
| Kiste | Schrank, Regal oder Koffer: IT-Schrank | Der Name der Kiste |
| Anzahl | 1 für einzelne Geräte, mehr für Verbrauchsmaterial | Seine Anzahl |
| Inventarnummer | NW-00012 | Sein Barcode / Artikelnr., wo die Inventarnummern leben |
| Seriennummer | Die Seriennummer des Herstellers | Eine Eigenschaft Seriennummer |
| Modell | Dell U2723QE | Eine Eigenschaft Modell |
| Status | In Benutzung, Im Lager, In Reparatur | Eine Eigenschaft Status |
| Abteilung | Design, Marketing | Eine Eigenschaft Abteilung |
| Kaufpreis | 2399 | Sein Preis |
| Kaufdatum | 2025-02-10 | Sein Datum |
| Garantie bis | 2027-02-10 | Eine Datums-Eigenschaft Garantie bis |
| Notizen | Alles andere | Seine Notizen |
Schreib Daten als Jahr, Monat, Tag (2027-02-10), dann verwechselt keine Tabelle Tag und Monat.
Beispiel für eine Inventarliste
So sieht das Beispiel aus der Vorlage aus: Büro und Lager eines kleinen Studios.
| Name | Kiste | Inventarnummer | Seriennummer | Garantie bis |
|---|---|---|---|---|
| MacBook Pro 14 | #1 IT-Schrank | NW-00012 | C02FK3XJMD6M | 2027-02-10 |
| Monitor 27 Zoll (3) | #1 IT-Schrank | NW-00014 | 2027-08-20 | |
| Canon EOS R6 | #2 Kamerakoffer | NW-00031 | 083021004417 | 2025-11-20 |
| Beamer | #3 AV-Wagen | NW-00040 | X7HK1203345 | 2026-09-14 |
| Akkuschrauber | #5 Werkzeugregal | NW-00061 | 2026-03-02 |
Drei Monitore teilen sich eine Zeile und eine Nummer, weil auf drei Schreibtischen dasselbe Modell steht. Willst du sie unterscheiden, gib jedem eine eigene Zeile und Nummer.
So legst du eine Inventarliste in Excel oder Google Sheets an
- Öffne die CSV in Excel oder Google Sheets und speicher sie als deine eigene Datei.
- Lass die Kopfzeile genau so: Die Namen sind das, was Hoardo liest.
- Fixier die oberste Zeile und setz einen Filter, damit du nach Raum oder Status sortieren kannst.
- Mach Status mit einer Datenüberprüfung zur Auswahlliste, damit alle „In Reparatur“ gleich schreiben.
- Geh das Büro Raum für Raum und Schrank für Schrank durch und leg für jedes Ding eine Zeile an.
- Trag die Inventarnummer in jede Zeile ein, bevor du Etiketten druckst.
Das ist Inventarverwaltung in Excel in ihrer einfachsten Form, und für ein paar Dutzend Dinge reicht sie.
Inventarliste in Excel oder eine App?
Eine Tabelle kann die Liste gut halten. Schlecht ist sie in allem, was danach mit der Liste passiert:
- Wer hat es gerade? Das weiß die Tabelle nur, wenn jemand es einträgt, und an der Tür macht das keiner.
- Etiketten und Scannen. Eine Zeile druckt kein eigenes Etikett, und ein Handy öffnet keine Zeile per Scan.
- Erinnerungen. Die Garantie-Spalte schreibt dir keine Mail, bevor sie abläuft.
- Viele Hände. Zwei Leute, die am Handy in derselben Tabelle arbeiten, enden mit Chaos oder einer alten Kopie.
Eine App behält dieselben Spalten und übernimmt diese Aufgaben. In Hoardo kommen Dinge, die sich Leute nehmen, auf eine Inventarliste: ausgeben an einen Namen mit „Zurück bis“, sehen, wer was hat, und Verspätetes in Rot erkennen.
Aus der Vorlage werden Inventarnummern in Hoardo
- Bring die Tabelle rüber. Zieh die CSV oder deine Excel-Datei in den Chat von Hoardo. Hoardo plant, wohin alles kommt: Räume aus der Spalte Raum, nummerierte Kisten aus Kisten-Nr. und Kiste, und eine Eigenschaft für jede weitere Spalte. Du siehst den Plan und kannst ihn ändern, bevor etwas angelegt wird. Passt es danach doch nicht, nimmt Rückgängig den ganzen Import zurück.
- Nimm die Eigenschaften für IT & Ausstattung. Schalt die vorgeschlagenen Eigenschaften von Hoardo vorher ein, dann füllt der Import sie: Seriennummer, Modell, Status und Abteilung finden die Eigenschaften mit diesen Namen, und Status wird eine richtige Auswahlliste.
- Behalt deine Inventarnummern. Die Spalte Inventarnummer landet bei den Codes jedes Dings, wo Hoardo die Nummern führt. Stell unter Einstellungen › Gegenstände, mit eingeschaltetem Barcode / Artikelnr., die nächste Nummer über deine höchste, dann geht es von dort weiter.
- Drucken und aufkleben. Druck die Inventarnummern als Barcode-Etiketten und ein QR-Etikett für jeden Schrank und Koffer. Papier, Drucker und die richtigen Stellen stehen im Artikel zu Inventaretiketten mit QR-Code.
Danach schickt dir „Erinnern?“ neben Garantie bis eine Mail, bevor die Garantie endet, der Verlauf hält jede Änderung mit Namen fest, und du kannst jeden Raum, alle Räume oder eine Liste jederzeit wieder als CSV exportieren.
Was diese Inventarliste nicht ist
Diese Vorlage verfolgt Dinge für die Leute, die sie benutzen. Sie ist kein Anlagenverzeichnis für die Buchhaltung: keine Abschreibung, kein Buchwert und keine Verbindung zu deiner Buchführung, weder in der Vorlage noch in Hoardo. Führt deine Steuerberatung ein Anlagenverzeichnis, behalt es, und nimm diese Liste, um zu wissen, wo die Dinge sind.
Fragen zur Inventarliste
Was ist eine Inventarliste?
Ein Verzeichnis der Dinge, die einer Firma oder einem Verein gehören: was jedes Ding ist, wo es steht, seine Seriennummer, was es gekostet hat und wann die Garantie endet. Damit findet, verleiht und ersetzt ein Team seine Sachen. Die Vorlage hier ist kein Anlagenverzeichnis für die Buchhaltung.
Was gehört in eine Inventarliste?
Ein Name, eine Kategorie, der Raum und der Schrank oder Koffer, eine Anzahl, eine Inventarnummer, Seriennummer und Modell, der Status, die Abteilung, die es nutzt, Kaufpreis und Kaufdatum, das Garantieende und Notizen.
Wie erstelle ich eine Inventarliste in Excel?
Öffne die kostenlose Vorlage in Excel und lass die Kopfzeile, wie sie ist. Leg eine Zeile pro Gerät an, fixier die oberste Zeile, setz einen Filter und mach Status mit einer Datenüberprüfung zur Auswahlliste. Gib jeder Zeile ihre Inventarnummer, bevor du Etiketten druckst.
Gibt es eine kostenlose Vorlage für eine Inventarliste?
Ja, die CSV auf dieser Seite. Sie öffnet sich in Excel, Google Sheets, Numbers und LibreOffice, und Hoardo kann sie so importieren, wie sie ist.
Kann ich meine Tabelle in Hoardo importieren?
Ja. Zieh eine Excel- oder CSV-Datei in den Chat von Hoardo. Hoardo plant Räume und Kisten aus deinen Spalten und macht aus dem Rest Eigenschaften, und du prüfst den Plan, bevor etwas angelegt wird. Andere Apps und Dateien stehen unter Umzug zu Hoardo.