Plantilla de inventario de activos gratis para Excel y Google Sheets
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Un inventario de activos es la lista de todo lo que tiene tu equipo y merece la pena controlar: qué es, dónde está, su número de serie, cuánto costó y cuándo acaba su garantía. Aquí tienes una plantilla de inventario de activos gratis para Excel y Google Sheets, qué va en cada columna, un ejemplo para copiar y cómo convertir la hoja en activos con etiqueta que puedes escanear.
Qué es un inventario de activos y qué debe incluir
El inventario de activos de un equipo pequeño responde a las preguntas de cada semana: ¿queda algún cargador?, ¿dónde está el proyector?, ¿qué portátil es el de Lucía?, ¿la cámara sigue en garantía? Necesita una fila por cada cosa que quieras encontrar, prestar o reponer:
- Qué es: un nombre que todos reconozcan, una categoría, un modelo.
- Cuál es: un número de etiqueta de activo y el número de serie si lo tiene.
- Dónde vive: el espacio o ubicación y, dentro, el armario, la estantería o el maletín.
- Cómo está: en uso, guardado, en reparación, y qué departamento lo usa.
- Dinero y fechas: cuánto costó, cuándo se compró y cuándo acaba la garantía.
Los consumibles como cables o pilas pueden compartir fila con una cantidad. Lo caro que se mueve lleva su propia fila y su propia etiqueta.
Plantilla de inventario de activos gratis
La plantilla es un archivo CSV separado por punto y coma, así que se abre en Excel, Google Sheets, Numbers o LibreOffice. Tiene una fila de encabezados y cinco filas de ejemplo: bórralas y añade las tuyas.
Descargar la plantilla de inventario de activos (CSV)15 columnas, 5 filas de ejemplo. Gratis, sin registro.
| Columna | Qué escribir | En qué se convierte en Hoardo |
|---|---|---|
| Nombre | Cómo lo llama todo el mundo: MacBook Pro 14, Proyector | El nombre del artículo |
| Categoría | Informática, Audio y foto, Herramientas | Su categoría |
| Ubicación | El lugar: Oficina, Almacén | Un espacio |
| Número de caja | El número escrito en el armario o maletín | El número de la caja |
| Caja | Armario, estantería o maletín: Armario de IT | El nombre de la caja |
| Cantidad | 1 para activos sueltos, más para consumibles | Su cantidad |
| Etiqueta de activo | NW-00012 | Su Código de barras / SKU, donde viven las etiquetas |
| Número de serie | El número de serie del fabricante | Una propiedad Número de serie |
| Modelo | Dell U2723QE | Una propiedad Modelo |
| Situación | En uso, Guardado, En reparación | Una propiedad Situación |
| Departamento | Diseño, Marketing | Una propiedad Departamento |
| Precio | 2399 | Su precio |
| Fecha de compra | 2025-02-10 | Su fecha |
| Garantía hasta | 2027-02-10 | Una propiedad de fecha Garantía hasta |
| Notas | Todo lo demás | Sus notas |
Escribe las fechas como año, mes y día (2027-02-10) para que ninguna hoja de cálculo confunda el día y el mes.
Ejemplo de lista de activos
Este es el ejemplo de la plantilla: la oficina y el almacén de un estudio pequeño.
| Nombre | Caja | Etiqueta | Número de serie | Garantía hasta |
|---|---|---|---|---|
| MacBook Pro 14 | #1 Armario de IT | NW-00012 | C02FK3XJMD6M | 2027-02-10 |
| Monitor de 27 pulgadas (3) | #1 Armario de IT | NW-00014 | 2027-08-20 | |
| Canon EOS R6 | #2 Maleta de cámara | NW-00031 | 083021004417 | 2025-11-20 |
| Proyector | #3 Carro audiovisual | NW-00040 | X7HK1203345 | 2026-09-14 |
| Taladro inalámbrico | #5 Estante de herramientas | NW-00061 | 2026-03-02 |
Tres monitores comparten fila y etiqueta porque son el mismo modelo en tres mesas. Si necesitas distinguirlos, dale a cada uno su fila y su etiqueta.
Cómo hacer un inventario de activos en Excel o Google Sheets
- Abre el CSV en Excel o Google Sheets y guárdalo como tu propio archivo.
- Deja la fila de encabezados tal cual: esos nombres son lo que lee Hoardo.
- Inmoviliza la primera fila y añade un filtro para ordenar por ubicación o situación.
- Convierte Situación en una lista desplegable con validación de datos, para que todos escriban «En reparación» igual.
- Recorre la oficina espacio por espacio y armario por armario, y añade una fila por cada cosa.
- Pon el número de etiqueta en cada fila antes de imprimir nada.
Así es la gestión de activos en Excel en su forma más sencilla, y para unas pocas docenas de cosas funciona.
Control de activos en Excel o con una app
Una hoja de cálculo guarda bien la lista. Lo malo es todo lo que le pasa a la lista después:
- ¿Quién lo tiene ahora? La hoja solo lo sabe si alguien lo escribe, y en la puerta nadie lo hace.
- Etiquetas y escaneo. Una fila no imprime su etiqueta, y un móvil no abre una fila escaneando una pegatina.
- Avisos. La columna de garantía no te escribe antes de que caduque.
- Muchas manos. Dos personas editando la misma hoja en el móvil acaban en lío o con una copia vieja.
Una app mantiene las mismas columnas y se encarga de eso. En Hoardo, lo que la gente se lleva va en una lista de equipos: asignas una cosa a un nombre con fecha de devolución, ves quién tiene qué y lo que va con retraso sale en rojo.
De la plantilla a etiquetas de activo en Hoardo
- Trae la hoja. Suelta el CSV o tu archivo de Excel en el chat de Hoardo. Hoardo planifica dónde va todo: espacios desde la columna Ubicación, cajas numeradas desde Número de caja y Caja, y una propiedad por cada columna de más. Ves el plan y puedes cambiarlo antes de que se añada nada. Si después no te convence, Deshacer quita toda la importación.
- Usa las propiedades de IT y equipos. Activa antes las propiedades sugeridas de Hoardo y la importación las rellena: Número de serie, Modelo, Situación y Departamento encuentran las propiedades con esos nombres, y Situación se convierte en un desplegable de verdad.
- Conserva tus números. La columna Etiqueta de activo va a los códigos de cada cosa, donde Hoardo guarda las etiquetas. En Ajustes › Propiedades de los artículos, con Código de barras / SKU activado, pon el siguiente número por encima del más alto y los nuevos siguen desde ahí.
- Imprime y pega. Imprime las etiquetas de activo como códigos de barras y una etiqueta QR para cada armario y maletín. Papel, impresoras y dónde pegarlas están en la guía de etiquetas de activos con código QR.
A partir de ahí, «¿Avisarme?» junto a Garantía hasta te escribe antes de que acabe, el Historial guarda cada cambio con quién lo hizo, y puedes exportar cualquier espacio, todos o una lista a CSV cuando quieras volver a una hoja de cálculo.
Lo que este inventario no es
Esta plantilla sigue cosas físicas para quienes las usan. No es un registro de activos fijos para la contabilidad: no hay amortización, ni valor contable, ni conexión con tu contabilidad, ni en la plantilla ni en Hoardo. Si tu gestoría lleva un registro de activos fijos, mantenlo, y usa este para saber dónde están las cosas.
Preguntas sobre el inventario de activos
¿Qué es un inventario de activos?
Una lista de las cosas que tiene una organización: qué es cada una, dónde está, su número de serie, cuánto costó y cuándo acaba la garantía. Con ella un equipo encuentra, presta y repone lo suyo. La plantilla de esta página no es un registro de activos fijos para la contabilidad.
¿Qué debe incluir un inventario de activos?
Un nombre, una categoría, la ubicación y el armario o maletín, una cantidad, una etiqueta de activo, el número de serie y el modelo, la situación, el departamento que lo usa, el precio y la fecha de compra, el fin de la garantía y notas.
¿Cómo hago un inventario de activos en Excel?
Abre la plantilla gratis en Excel y deja la fila de encabezados como está. Añade una fila por activo, inmoviliza la primera fila, pon un filtro y convierte Situación en un desplegable con validación de datos. Pon a cada fila su número de etiqueta antes de imprimir.
¿Hay una plantilla de inventario de activos gratis?
Sí, el CSV de esta página. Se abre en Excel, Google Sheets, Numbers y LibreOffice, y Hoardo puede importarlo tal cual.
¿Puedo importar mi hoja de cálculo en Hoardo?
Sí. Suelta un archivo de Excel o CSV en el chat de Hoardo. Planifica los espacios y las cajas a partir de tus columnas, convierte el resto en propiedades, y revisas el plan antes de que se añada nada. Para otras apps y archivos, mira Pásate a Hoardo.