Inventur durchführen: So zählt dein ganzes Team den Bestand
Veröffentlicht · 8 Min. Lesezeit
Bei einer Inventur zählst du alles, was du auf Lager hast, Regal für Regal, und vergleichst es mit dem, was deine Liste sagt. Auf Papier kostet das einen ganzen Tag und endet trotzdem in einer Tabelle, der keiner traut. Mit einer Inventur-App ist es eine Liste auf dem Handy aller: Bei jedem Ding steht, wie viele Hoardo erwartet, du zählst mit − und + oder per Scan, und die Abweichungen leuchten farbig auf, während du zählst.
Dieser Ratgeber erklärt, was eine Inventur ist, wie sich Stichtagsinventur und permanente Inventur unterscheiden, wie du die Regale vorbereitest und wie du die Inventur in Hoardo durchführst. Hoardo ist kostenlos, mit allen Funktionen. Wer lieber erst auf Papier zählt, findet unten eine kostenlose Inventurliste.
Was eine Inventur ist
Eine Inventur (auch Bestandsaufnahme oder Lagerzählung) ist der Moment, in dem du den Zahlen nicht mehr glaubst und nachzählst, was wirklich da ist. Sie beantwortet drei Fragen:
- Was fehlt? Verkauft, verbraucht, verloren oder nie geliefert.
- Was ist zu viel da? Lieferungen, die keiner eingetragen hat, Rückgaben, die wieder im Regal stehen.
- Wo ist es? Wer nach Ort zählt, findet auch den Karton Kerzen, der im falschen Regal gelandet ist.
Am Ende hast du für jeden Artikel einen korrigierten Bestand und eine Liste der Abweichungen, denen du nachgehen solltest. Läden, Lager, Werkstätten, Labore, Bars und alle, die Ware für jemand anderen lagern, machen das, egal ob sie es Inventur, Bestandsaufnahme oder Zählung nennen.
Stichtagsinventur und permanente Inventur
Es gibt zwei Arten zu zählen, und die meisten Teams nutzen am Ende beide.
| Stichtagsinventur | Permanente Inventur (Zählung in Etappen) | |
|---|---|---|
| Was du zählst | Alles auf einmal | Ein paar Regale oder Artikel nach und nach |
| Wie oft | Ein- oder zweimal im Jahr, oft zum Jahresende | Jede Woche oder jeden Monat, reihum |
| Was es kostet | Einen geschlossenen Tag oder einen Abend mit dem ganzen Team | Hier und da eine Viertelstunde |
| Gut für | Zahlen zum Jahresende, ein neues System, einen Neustart | Damit die Zahlen zwischen zwei großen Inventuren stimmen |
Die Zählung in Etappen lohnt sich vor allem für das, was sich schnell dreht oder viel kostet: das jede Woche zählen, die langsamen Regale einmal im Quartal. In Hoardo ist das einfach eine kleinere Inventurliste, nur mit den Regalen, die heute dran sind.
Ob deine Inventur für die Buchhaltung oder das Finanzamt reicht, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung. Hoardo hält die gezählten Zahlen fest, ist aber keine Buchhaltungssoftware.
Vor dem Zählen: die Regale anlegen
Eine Zählung ist nur so gut wie die Übersicht dahinter. Was du hier investierst, sparst du beim Zählen.
- Ein Raum für jeden Ort, an dem Ware liegt. Das Lager, die Verkaufsfläche, der Transporter, der zweite Standort. Ware, die dir nicht gehört, bekommt ebenfalls einen eigenen Raum (siehe Konsignationslager).
- Eine nummerierte Kiste für jedes Regal, jedes Fach, jeden Behälter. Schalte unter Einstellungen › Kisten „Buchstaben in Nummern“ ein, dann passen „A1“ oder „B3“ zu den Regalschildern, die du schon hast.
- Jeden Artikel dort eintragen, wo er liegt, mit seiner Anzahl. Dasselbe Produkt an zwei Orten sind zwei Einträge mit je eigener Anzahl: 18 Duftkerzen im Lager und 6 auf dem Tisch am Eingang.
- Barcodes und Artikelnummern ergänzen. Schalte Barcode / Artikelnr. unter Einstellungen › Bei Gegenständen anzeigen ein und trag den Code von der Verpackung oder deine eigene Artikelnummer ein. Ab dann findet ein Scan den Artikel.
- Etiketten drucken. Ein QR-Etikett an jedes Regal und Barcode-Etiketten für Artikel ohne eigenen Code. Der Ratgeber zum Barcode-Inventarsystem erklärt die Einzelheiten.
So machst du die Inventur in Hoardo
1. Eine Inventurliste anlegen
Leg eine neue Liste an und wähl Inventur als Art. Benenn sie nach der Zählung, etwa „Monatsinventur“ oder „Jahresinventur 2026“.
2. Hinzufügen, was gezählt wird
Wähl aus Hoardo: ganze Räume, einzelne Regale oder einzelne Artikel. Ein Regal kommt als ein Eintrag auf die Liste und klappt auf zu allem, was darin ist, ein Raum kommt als seine Regale dazu. Für eine Zählung in Etappen nimmst du nur die Regale, die heute dran sind.
Du kannst auch leer anfangen und einfach scannen: Scannst du etwas, das nicht auf der Liste steht, bietet Hoardo an, es hinzuzufügen.
3. Zählen
Jedes Ding auf der Liste hat einen Knopf wie „− 3/5 +“: wie viele du bisher gezählt hast und wie viele Hoardo erwartet.
- Tipp auf + oder − für jedes Stück, das du zählst.
- Tipp auf die Zahl, um sie einzutippen, wenn es 150 Geschenktüten sind und du in Zehnern gezählt hast.
- Scann mit der Handykamera: Jeder Scan eines Barcodes zählt eins mehr. Bluetooth- und USB-Barcodescanner, die wie eine Tastatur tippen, funktionieren auch.
Die Farbe zeigt dir, wo du stehst: Grün, wenn es passt, Orange, wenn etwas fehlt, Rot, wenn mehr da ist als erwartet. Ein Regal auf der Liste wird Stück für Stück gezählt, und sein Ring füllt sich dabei. Gezählt ist es, sobald alles darin gezählt ist.
4. Gemeinsam zählen
Eine Inventurliste ist eine geteilte Liste, also kann das ganze Team gleichzeitig zählen, jede Person auf ihrem eigenen Handy. Zählen zwei Leute dasselbe Regal, zählen beide: Hoardo addiert jeden Tipp zur selben Zahl, statt dass eine Zählung die andere überschreibt. Teil die Liste mit den Leuten, die helfen (Abhaken reicht zum Zählen), und auch den Raum, damit sie sehen, in welchem Regal etwas steht.
Nur in diesem Sinn ist eine Inventur eine Teamaufgabe: eine Liste mit allem, was gezählt wird, die alle gleichzeitig abarbeiten. Ein Aufgabenplaner für To-dos oder Projekte ist Hoardo nicht.
5. Die Abweichungen prüfen
Wenn alle fertig sind, zeigt die Liste, was gezählt ist und was noch fehlt. „Gezähltes ausblenden“ lässt nur übrig, was noch niemand gezählt hat. Orange und rote Zeilen sind deine Abweichungen: Zähl die noch einmal nach, bevor du ihnen glaubst.
6. Die gezählte Anzahl übernehmen
Im ⋯-Menü der Liste überträgt „Gezählte Anzahl übernehmen“ jede gezählte Zahl auf ihren Artikel. Es ändert sich nur, was gezählt wurde, und nur, wo die Zahl anders ist. Jede Änderung bekommt einen eigenen Eintrag im Verlauf, mit der Person und der alten Zahl, sodass nichts verloren geht.
Bestandswarnungen richten sich nach den neuen Zahlen. Liegt ein Produkt nach der Zählung bei oder unter der Grenze, die du gesetzt hast, schickt Hoardo der Person, die die Warnung eingerichtet hat, eine E-Mail.
Kostenlose Inventurliste
Wer lieber erst auf Papier zählt oder eine Liste für einen Ort ohne Handys braucht, lädt die Inventurliste herunter. Sie hat Spalten für den Artikel, seine Artikelnummer oder seinen Barcode, Raum und Kiste, die Soll-Anzahl, die gezählte Anzahl, die Differenz, wer gezählt hat und Notizen. Sie öffnet sich in Excel, Google Tabellen und Numbers.
Inventurliste herunterladen (CSV)9 Spalten, 8 Beispielzeilen aus einem kleinen Laden. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Wenn du die Zählung in Hoardo übernimmst, zieh deine Bestandsliste (ohne die Zählspalten) in den Chat von Hoardo, und Hoardo plant daraus Räume, Regale und Artikel.
Tipps für eine schnellere und genauere Inventur
- Große Regale zu zweit zählen. Eine Person zählt, die andere prüft die Zahl auf dem Bildschirm. Beide können tippen.
- Den Warenfluss anhalten. Vor der Öffnung oder nach Ladenschluss zählen und neue Lieferungen in eine eigene Kiste („Lieferung zum Auspacken“) stellen, bis die Zählung fertig ist.
- Jeden Ort einmal zählen. Regal für Regal, von oben nach unten, und der Ring an jedem Regal zeigt dir, wann es fertig ist.
- Nur die Abweichungen nachzählen. Nur die orangen und roten Zeilen.
- Auf Muster achten. Fehlt jeden Monat derselbe Artikel, lohnt sich ein Blick darauf, wie er verkauft, gelagert oder angeliefert wird.
- Alte Listen behalten. Jede Inventurliste bleibt mit ihren Zahlen erhalten, so kannst du im nächsten Quartal vergleichen.
Wo Hoardo passt
Hoardo ist eine Software zur Lagerverwaltung für die Fragen, was du hast, wo es ist und wie viel davon: Orte, Artikel, Scannen, Inventuren, Bestandswarnungen per E-Mail und dein Team. Bestellungen, automatisches Nachbestellen, Kassensysteme und Buchhaltung macht Hoardo nicht. Eine Zählung ändert also den Bestand in Hoardo, nicht in deiner Kasse oder Buchhaltung. Jeden Raum und jede Liste kannst du als CSV exportieren, wenn die Zahlen woandershin müssen.
Wer das Scannen ausprobieren will, bevor er etwas einrichtet: Der kostenlose Barcode-Scanner liest Codes direkt im Browser.
Fragen zur Inventur
Was ist eine Inventur?
Eine Inventur ist das Zählen des Bestands, den du wirklich hast, verglichen mit dem, was deine Liste sagt. Sie zeigt, was fehlt, was zu viel da ist und wo die Dinge tatsächlich liegen, und endet mit korrigierten Beständen. Man nennt sie auch Bestandsaufnahme oder Lagerzählung.
Wie oft sollte man eine Inventur machen?
Die meisten Betriebe zählen ein- oder zweimal im Jahr alles, oft zum Jahresende, und dazwischen in Etappen: jede Woche oder jeden Monat ein paar Regale, die schnell drehenden und teuren Artikel öfter.
Was ist der Unterschied zwischen Stichtagsinventur und permanenter Inventur?
Bei der Stichtagsinventur zählst du alles an einem Tag. Bei der permanenten Inventur, der Zählung in Etappen, zählst du immer nur einen Teil, reihum, sodass über Wochen alles gezählt wird, ohne einen Tag zu schließen. Was steuerlich für dich gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Gibt es eine kostenlose Inventur-App?
Ja. Hoardo ist kostenlos, mit allen Funktionen. Leg eine Inventurliste an, füg die Regale oder Artikel hinzu und zähl mit − und +, einer getippten Zahl, der Handykamera oder einem Barcodescanner, der wie eine Tastatur tippt. Einen Bezahltarif gibt es nicht.
Können mehrere Leute gleichzeitig zählen?
Ja. Eine Inventurliste ist geteilt, und zählen zwei Leute dasselbe Regal, zählen beide: Jeder Tipp kommt zur selben Zahl dazu. Teil die Liste mit „Abhaken“ und auch den Raum, damit sie sehen, in welchem Regal etwas steht.
Kann ich bei der Inventur Barcodes scannen?
Ja. Auf einer Inventurliste zählt jeder Scan eines Barcodes oder QR-Etiketts eins mehr. Das geht mit der Handykamera und mit Bluetooth- und USB-Scannern, die wie eine Tastatur tippen. Mehr zu Etiketten im Ratgeber zum Barcode-Inventarsystem.
Was passiert nach der Zählung mit meinem Bestand?
Erst einmal nichts. „Gezählte Anzahl übernehmen“ im ⋯-Menü der Liste überträgt die Zahlen auf die Artikel, nur wo sie abweichen, mit je einem Eintrag im Verlauf. Bestandswarnungen richten sich danach nach den neuen Zahlen.