Inventaire de stock : comment faire un comptage avec toute ton équipe
Publié le · 9 min de lecture
Un inventaire de stock, c’est compter tout ce que tu as, étagère par étagère, et le comparer à ce que disent tes registres. Sur papier, ça mange une journée de fermeture et finit quand même dans un tableur auquel personne ne se fie. Avec une application d’inventaire, c’est une liste sur le téléphone de toute l’équipe : chaque chose affiche combien Hoardo en attend, tu comptes avec − et + ou en scannant, et les écarts apparaissent en couleur au fur et à mesure.
Ce guide explique ce qu’est un inventaire physique, la différence entre inventaire annuel et inventaire tournant, comment préparer les étagères et comment faire le comptage dans Hoardo, gratuit avec toutes les fonctionnalités incluses. Si tu préfères commencer sur papier, une fiche de comptage gratuite t’attend plus bas.
Ce qu’est un inventaire de stock
Un inventaire de stock (aussi appelé inventaire physique, comptage de stock ou prise d’inventaire) est le moment où tu arrêtes de croire les chiffres et où tu comptes ce qui est vraiment là. Il répond à trois questions :
- Qu’est-ce qui manque ? Ce qui a été vendu, utilisé, perdu ou jamais livré.
- Qu’est-ce qui est en trop ? Des livraisons que personne n’a saisies, des retours remis en rayon.
- Où est-ce ? Compter par emplacement fait retrouver le carton de bougies posé sur la mauvaise étagère.
Le résultat, c’est un stock corrigé pour chaque article et une liste d’écarts à examiner. Boutiques, réserves, ateliers, labos, bars et tous ceux qui gardent de la marchandise pour quelqu’un d’autre en font un, qu’ils l’appellent inventaire, comptage ou état des stocks.
Inventaire annuel et inventaire tournant
Il y a deux façons de compter, et la plupart des équipes finissent par utiliser les deux.
| Inventaire annuel (complet) | Inventaire tournant | |
|---|---|---|
| Ce que tu comptes | Tout, d’un coup | Quelques étagères ou articles à la fois |
| À quelle fréquence | Une ou deux fois par an, ou à la clôture | Chaque semaine ou chaque mois, à tour de rôle |
| Ce que ça coûte | Une journée fermée, ou une soirée avec toute l’équipe | Un quart d’heure par-ci par-là |
| Idéal pour | Les chiffres de clôture, un nouveau système, repartir de zéro | Garder des chiffres justes entre deux inventaires complets |
L’inventaire tournant marche très bien pour ce qui tourne vite ou coûte cher : compte-le chaque semaine, et les étagères lentes une fois par trimestre. Dans Hoardo, un inventaire tournant, c’est simplement une liste d’inventaire plus courte, avec seulement les étagères du jour.
Avant de compter : prépare les étagères
Un comptage ne vaut que ce que vaut le plan derrière. Le temps passé ici, tu le regagnes en comptant.
- Crée un espace pour chaque endroit où tu as du stock. La réserve, la surface de vente, l’utilitaire, le deuxième site. Si tu gardes de la marchandise qui n’est pas à toi, donne-lui aussi son propre espace (voir stock géré par le fournisseur).
- Crée une boîte numérotée pour chaque étagère, emplacement, bac et caisse. Active « Lettres dans les numéros » dans Réglages › Boîtes, et « A1 » ou « B3 » peuvent reprendre les étiquettes d’étagère que tu utilises déjà.
- Range chaque article là où il vit, avec sa quantité. Le même produit à deux endroits, ce sont deux objets, chacun avec sa quantité : 18 bougies figue en réserve et 6 sur la table d’entrée.
- Ajoute codes-barres et références. Active Code-barres / réf. dans Réglages › Afficher sur les objets et ajoute le code de l’emballage ou ta propre référence. Dès lors, un scan retrouve l’article.
- Imprime des étiquettes. Une étiquette QR sur chaque étagère, et des étiquettes code-barres pour les articles qui n’en ont pas. Le guide du système d’inventaire par codes-barres détaille tout ça.
Comment faire un inventaire de stock dans Hoardo
1. Crée une liste d’inventaire
Crée une nouvelle liste et choisis Inventaire comme type. Donne-lui le nom du comptage, comme « Inventaire du mois » ou « Clôture 2026 ».
2. Ajoute ce que tu comptes
Choisis dans Hoardo : des espaces entiers, des étagères ou des articles. Une étagère arrive sur la liste comme une seule ligne qui se déplie sur tout ce qu’elle contient, et un espace arrive sous forme de ses étagères. Pour un inventaire tournant, n’ajoute que les étagères du jour.
Tu peux aussi partir d’une liste vide et scanner au fil de l’eau : si tu scannes quelque chose qui n’est pas sur la liste, Hoardo te propose de l’ajouter.
3. Compte
Chaque chose de la liste a un bouton comme « − 3/5 + » : ce que tu as compté jusqu’ici, et combien Hoardo en attend.
- Touche + ou − pour chaque unité comptée.
- Touche le nombre pour le taper, quand il y a 150 sacs cadeau et que tu les as comptés par dix.
- Scanne avec l’appareil photo du téléphone : chaque scan d’un code-barres compte un de plus. Les lecteurs de codes-barres Bluetooth ou USB qui tapent comme un clavier marchent aussi.
La couleur te dit où tu en es : vert quand ça correspond, orange quand il en manque, rouge quand il y en a plus que prévu. Une étagère sur la liste se compte article par article, et son anneau se remplit au fur et à mesure. Elle est comptée quand tout ce qu’elle contient l’est.
4. Comptez ensemble
Une liste d’inventaire est partagée : toute l’équipe peut compter en même temps, chacun sur son téléphone. Si deux personnes comptent la même étagère, les deux comptent : Hoardo ajoute chaque appui au même nombre au lieu qu’un comptage écrase l’autre. Partage la liste avec ceux qui aident (« Peut cocher » suffit pour compter), et l’espace aussi, pour qu’ils voient sur quelle étagère se trouve chaque chose.
C’est le seul sens dans lequel un inventaire est une tâche d’équipe : une liste de ce qu’il faut compter, que tout le monde remplit en même temps. Hoardo n’est pas un gestionnaire de tâches pour des à-faire ou des projets.
5. Vérifie les écarts
Quand tout le monde a fini, la liste montre ce qui est compté et ce qui reste. « Masquer ce qui est compté » ne laisse que ce que personne n’a encore compté. Les lignes orange et rouges sont tes écarts : recompte-les avant d’y croire.
6. Utilise les quantités comptées
Dans le menu ⋯ de la liste, « Utiliser les quantités comptées » reporte chaque nombre compté sur son article. Seul ce qui a été compté change, et seulement là où le nombre diffère. Chaque changement a sa propre ligne dans l’historique, avec qui l’a fait et l’ancien nombre, donc rien ne se perd.
Les alertes de stock bas suivent les nouveaux chiffres. Si, après le comptage, un produit est au niveau que tu as fixé ou en dessous, Hoardo envoie un e-mail à la personne qui a créé l’alerte.
Une fiche de comptage de stock gratuite
Si tu préfères compter d’abord sur papier, ou s’il te faut une fiche pour un site sans téléphones, télécharge la fiche de comptage. Elle a des colonnes pour l’article, sa référence ou son code-barres, l’espace et la boîte, la quantité attendue, la quantité comptée, l’écart, qui a compté et des remarques. Elle s’ouvre dans Excel, Google Sheets et Numbers.
Télécharger la fiche de comptage de stock (CSV)9 colonnes, 8 lignes d’exemple d’une petite boutique. Gratuit, sans inscription.
Quand tu passes le comptage dans Hoardo, dépose ta liste de stock (sans les colonnes de comptage) dans le chat de Hoardo, qui en tire les espaces, les étagères et les articles.
Conseils pour un inventaire plus rapide et plus juste
- Comptez à deux les grandes étagères. L’un compte, l’autre vérifie le nombre à l’écran. Les deux peuvent appuyer.
- Gèle les mouvements. Compte avant l’ouverture ou après la fermeture, et mets les nouvelles livraisons dans une boîte à part (« Livraison à déballer ») jusqu’à la fin.
- Compte chaque emplacement une seule fois. Étagère par étagère, de haut en bas, et l’anneau de chaque étagère te dit quand elle est finie.
- Ne recompte que les écarts. Seulement les lignes orange et rouges.
- Cherche des tendances. Si le même article manque tous les mois, regarde comment il est vendu, rangé ou réceptionné.
- Garde les anciennes listes. Chaque liste d’inventaire garde ses chiffres, donc le trimestre prochain, tu peux comparer.
Où Hoardo trouve sa place
Hoardo est un logiciel de gestion de stock pour savoir ce que tu as, où c’est et combien : emplacements, articles, scan, inventaires, alertes de stock bas par e-mail et ton équipe. Il ne fait ni bons de commande, ni réassort automatique, ni caisse, ni comptabilité : un comptage met à jour le stock dans Hoardo, pas dans ta caisse ou ton logiciel comptable. Exporte n’importe quel espace ou liste en CSV quand les chiffres doivent aller ailleurs.
Pour essayer le scan avant de configurer quoi que ce soit, le scanner de code-barres gratuit lit les codes dans ton navigateur.
Questions sur l’inventaire de stock
Qu’est-ce qu’un inventaire de stock ?
C’est le comptage physique du stock que tu as, comparé à ce que disent tes registres. Il montre ce qui manque, ce qui est en trop et où les choses sont vraiment, et se termine par un stock corrigé. On parle aussi d’inventaire physique ou de comptage de stock.
À quelle fréquence faire un inventaire ?
La plupart des commerces font un inventaire complet une ou deux fois par an, souvent à la clôture, et des inventaires tournants entre les deux : quelques étagères chaque semaine ou chaque mois, en comptant plus souvent ce qui tourne vite et ce qui coûte cher.
Quelle différence entre inventaire annuel et inventaire tournant ?
L’inventaire annuel compte tout d’un coup. L’inventaire tournant compte une petite partie à la fois, à tour de rôle, si bien que tout est compté en quelques semaines sans fermer un seul jour.
Existe-t-il une appli d’inventaire gratuite ?
Oui. Hoardo est gratuit, avec toutes les fonctionnalités incluses. Crée une liste d’inventaire, ajoute les étagères ou les articles et compte avec − et +, en tapant le nombre, avec l’appareil photo du téléphone ou un lecteur de codes-barres qui tape comme un clavier. Il n’y a pas d’offre payante.
Plusieurs personnes peuvent-elles compter en même temps ?
Oui. La liste d’inventaire est partagée et, si deux personnes comptent la même étagère, les deux comptent : chaque appui s’ajoute au même nombre. Partage la liste avec « Peut cocher », et l’espace aussi, pour qu’elles voient sur quelle étagère se trouve chaque chose.
Peut-on scanner des codes-barres pendant l’inventaire ?
Oui. Sur une liste d’inventaire, chaque scan d’un code-barres ou d’une étiquette QR compte un de plus. Ça marche avec l’appareil photo du téléphone et avec les lecteurs Bluetooth et USB qui tapent comme un clavier. Pour les étiquettes, vois le guide du système d’inventaire par codes-barres.
Que devient mon stock après le comptage ?
Rien tant que tu ne le décides pas. « Utiliser les quantités comptées » dans le menu ⋯ de la liste reporte les quantités sur les articles, seulement là où elles diffèrent, avec une ligne d’historique chacune. Les alertes de stock bas suivent ensuite les nouveaux chiffres.