Inventarverwaltung für kleine Betriebe: ein kostenloses Inventarsystem für Läden, Studios und Maker
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Inventarverwaltung für kleine Betriebe ist eine Liste dessen, was du vorrätig hast, wo es steht und wie viel noch da ist, die jede Person im Laden auf dem Handy öffnen kann. Dafür brauchst du keine Lagersoftware. Hoardo ist ein kostenloses Inventarsystem für kleine Betriebe: Räume als Standorte, nummerierte Kisten oder Regale, QR-Etiketten zum Scannen mit der Handykamera, CSV-Export und geteilte Mitglieder.
Das hier ist die Praxisanleitung: so richtet ein Laden, ein Studio, ein Salon, eine Bar oder ein Maker das System wirklich ein, was Hoardo kann, und was nicht.
Wenn du zuerst die breitere Definition willst, fang bei was eine Inventar-App ist an.
Was Inventarverwaltung für kleine Betriebe ist
Für einen kleinen Laden geht es nicht um Bestellungen oder eine Warenannahme. Es geht um vier Fragen, bevor die nächste Bestellung rausgeht:
- Was haben wir? Jedes Produkt, jede Flasche, jede Nuance, jedes Werkzeug oder jede Rolle Material als Gegenstand, mit Stückzahl.
- Wo ist es? Der Raum (Ladenfläche, Lager, Keller, Transporter) und das Regal oder die Kiste in diesem Raum.
- Findet es jede? Suche über alle Räume auf einmal, oder Scan des Etiketts am Regal vor dir.
- Können wir die Liste mitnehmen? Ein CSV, das du exportierst, wann immer du eine Kopie in einer Tabelle willst.
Das ist ein Inventarsystem für kleine Betriebe. Bezahlte Bestandsplattformen legen Kanäle, Lieferanten und Kassen obendrauf. Genau deshalb kosten sie. Ein Salon, eine Bar, ein Studio oder ein Ein-Personen-Laden braucht oft nur die vier Fragen.
Ein Inventarsystem für kleine Betriebe, ohne das Lager
Lager-Apps ordnen nach SKU, Fach und Auftrag. Ein kleiner Laden ordnet nach Ort. Haarfarbe liegt in einer Schublade. Der Ersatz-Mezcal steht im Kellerregal. Der Rotationslaser liegt im Transporter. Kennt die App diese Orte nicht, ist die Zählung auf Papier weiter das echte System.
Hoardo ist um den Ort herum gebaut:
| Im Laden | In Hoardo |
|---|---|
| Ein Standort (Lager, Rückbuffet, Studio, Transporter) | Ein Raum |
| Ein Regal, eine Schublade, ein Kühlschrank, eine Kiste oder ein Koffer | Eine Kiste (Typ wählen: Regal, Stapelbox, Tiefkühl, Transporter, Plastik oder Karton) |
| Ein Produkt, eine Flasche, ein Werkzeug oder eine Rolle | Ein Gegenstand, mit Stückzahl |
| Die Nummer auf dem Regal | Die Kistennummer (der Name ist optional) |
| Eine Notiz wie „Links neben der Kasse“ | Die Beschreibung der Kiste |
Du kannst die Wörter des Raums umbenennen, sodass aus „Kiste“ „Regal“ wird, wenn ihr so sprecht. Die Struktur bleibt.
Räume als Standorte, Kisten als Regale
Fang bei den Orten an, an denen der Bestand wirklich steht, nicht bei einem Produktkatalog.
- Leg einen Raum pro Standort an. „Ladenfläche“, „Lager“, „Keller“, „Transporter“. Ein zweiter Standort ist ein weiterer Raum.
- Leg eine nummerierte Kiste für jedes Regal, jede Schublade, jeden Kühlschrank oder Koffer an. Gib ihr einen Typ, der passt (Regal für die Verkaufswand, Tiefkühl für die Zelle, Transporter für den Werkstattwagen). Schreib die Nummer aufs echte Regal.
- Setz eine kurze Ortsnotiz in die Beschreibung, wenn sie hilft: „Rückwand, zweites von links“.
- Stell den Füllstand ein, damit ein fast leeres Regal auf der Raumansicht auffällt.
- Trag die Gegenstände ein. Tippe Name und Stückzahl, sag eine Lieferung laut, oder fotografier das offene Regal und prüf die Liste, die Hoardo schreibt. Wie Fotoscan, Sprache und Chat diese Liste schreiben, steht unter KI-Inventarverwaltung.
Du musst nicht jede Büroklammer erfassen. „Entwickler 6 Prozent (6)“ ist ein guter Eintrag. Ebenso „Kabelbinder 6 mm (200)“. Stückzahlen, nach denen du nachbestellst, lohnen sich.
So richtet ein Laden, Studio, Salon, eine Bar oder ein Maker es ein
Dieselben drei Ebenen passen auf sehr verschiedene Flächen.
Ein Salon. Backbar, Farbschublade, Verkaufsregal, Lieferungen und Wäsche werden je zur Kiste. Dasselbe Shampoo kann in zwei Kisten stehen, jede mit eigener Stückzahl, damit niemand Verkaufsware an die Becken holt. Die ganze Anleitung ist die Inventur-App für den Friseursalon.
Eine Bar. Eine Kiste pro Rückbuffet-Regal, plus Speed Rail, jeder Kühlschrank und jedes Kellerregal. Die Wocheninventur ist: das Regal öffnen und die Zahlen ändern, die sich bewegt haben. Siehe die Bar-Inventur-App.
Eine Küche. Tiefkühlzelle, Trockenlager, Stationskühlschränke und Großgebinde. Such nach „Kichererbsen“ und du siehst die Dosen im Trockenlager und die gekochte Charge an der Station. Siehe die Inventur-App für die Gastronomie.
Ein Studio oder eine Werkstatt. Materialregale, eine Schublade mit Kleinkram, eine Kiste mit Mustern. Maker, die Reststücke verkaufen, können sie auf eine Verkaufsliste setzen und eine öffentliche Seite öffnen, ohne zu zeigen, wo sie lagern.
Handwerk und Transporter. Der Transporter, jeder Koffer und jede Baustelle sind Kisten. Die Suche zeigt, in welcher der Rotationslaser liegt. Mehr dazu in der Anleitung zur Werkzeugverwaltung-App.
QR-Etiketten und Barcode-Scans
Ein Barcode-Inventarsystem in einem kleinen Laden muss kein Scanner und keine Palette SKUs sein. In Hoardo ist es ein QR-Etikett, das du für jede Kiste oder jedes Regal druckst. Der QR-Code ist ein zweidimensionaler Barcode. Ein Scan mit der Handykamera öffnet diese Kiste, mit Liste und Foto, sodass du nicht auspacken musst (und niemanden mit der Taschenlampe in den Keller schickst).
Öffne Etiketten drucken im Menü des Raums. Du bekommst einen Bogen Etiketten: jedes mit QR-Code, Kistennummer und Name. Druck auf Normalpapier oder auf gängige A4-Aufkleberbögen von Avery, HERMA und anderen (der Wähler hat über 40 Layouts). Kleb eins ans Regal.
Hoardo scannt nicht die 1D-Barcodes auf Ladenprodukten und spricht nicht mit einem Lagerbestandssystem. Der Code auf dem Etikett heißt nur „dieses Regal“ oder „diese Kiste“. Was draufsteht, hast du getippt, gesagt oder fotografiert. Die ganze Einrichtung steht im Barcode-Inventarsystem.
Bestand tippen, sagen oder fotografieren
Drei Wege rein, weil eine Lieferung keine Stunde Tippen bedeuten soll:
- Tippen von Name und Stückzahl. Am schnellsten für eine neue Zeile.
- Sprechen. „Sechs Tuben 7.1 und vier Liter Entwickler 6 Prozent“ werden zu Gegenständen, die du prüfst und speicherst.
- Fotografieren des offenen Regals oder der Kiste. Hoardo listet, was es sieht, mit Stückzahl gleicher Dinge. Jeder Gegenstand behält ein Foto.
Du kannst Hoardo auch im Chat fragen („wo ist der Ersatz-Mezcal?“).
Finden, zählen, eine Mail wenn es knapp wird
Die Suche deckt jede Kiste in jedem Raum ab, den du sehen kannst. Tippe „7.1“ oder „Mezcal“ oder „Kabelbinder“ und du bekommst den Gegenstand, die Stückzahl, die Kiste und den Raum.
An jedem Gegenstand kannst du Erinnern? an die Stückzahl hängen. Wenn die Zahl auf die Stufe gefallen ist, die du gewählt hast (und wieder, nachdem sie gestiegen ist), schickt Hoardo eine E-Mail. Das ist eine Warnung an deiner Zählung, kein Link zu Lieferant oder Kasse. Die Bestellung gibst du weiter selbst auf.
Zählen selbst heißt, die Zahlen zu ändern, die sich bewegt haben. Der Rest bleibt, wie er war, also ist ein Wochenrundgang ein paar Tipps pro Regal.
Die Liste mit den Leuten teilen, die zählen
Lad Leute in den Raum ein. Jedes Mitglied kann ansehen oder bearbeiten. Eine zweite Coloristin, ein Barback oder eine Studiohilfe kosten nichts extra. Sie sehen die Räume, die du geteilt hast. Listen (Packen, Verleih, Verkauf) werden extra geteilt, sodass eine Verkaufsseite das Lager nicht zeigen muss.
Ansehen reicht für jemanden, der nur eine Nuance nachschlagen muss. Bearbeiten ist für die, die Stückzahlen ändern.
Ein CSV exportieren, wenn du eine Kopie brauchst
Aus einem Raum exportierst du das Inventar als CSV: Kistennummer, Kistenname, Gegenstand, Stückzahl, Preis, Kategorie, Datum, Notizen, Listen und Foto. Es öffnet sich in Numbers, Excel oder Google Tabellen. Eine Liste exportierst du genauso, wenn du nur diesen Ausschnitt willst. Deine Daten bleiben deine.
Was dieses Inventarsystem nicht ist
Hoardo hängt nicht an einer Kasse oder einem Buchungssystem. Es legt keine Bestellungen an, spricht nicht mit Lieferanten, kalkuliert keine Rezepte und rechnet keine Ausschankkosten. Es scannt keine Produktbarcodes von einer Packung. Es ist ein geteilter Stand, was in jedem Regal liegt, mit Etiketten, Suche, einer Mail, wenn eine beobachtete Stückzahl knapp wird, und einer Datei, die du mitnehmen kannst.
Für einen kleinen Laden, ein Studio, einen Salon, eine Bar oder Maker ist das oft genau der fehlende Teil. Wenn du später Kanäle und Bestellungen brauchst, ist das eine andere Klasse Werkzeug, und du merkst es, weil das CSV nicht mehr reicht.
Kostenlos für den ganzen Laden
Hoardo ist zu 100% kostenlos: Räume, Kisten, Gegenstände und geteilte Mitglieder, ein Foto pro Gegenstand, QR-Etiketten, CSV-Export, keine Abrechnungsseite und kein Bezahltarif. Ein zweites Lager oder eine fünfte Baustelle kostet nie mehr.
Bilderkennung, Spracherkennung und der Assistent sind dabei; sie sind kein Aufpreis.
Wie das neben Sortly, Zoho Inventory und anderen Namen steht, nach denen Leute suchen, zeigt der Vergleich kostenloser Inventar-Apps. Für Stauraum zu Hause statt Laden ist kostenlose Inventarverwaltung zu Hause die passende Anleitung.