Gestion d’inventaire pour petite entreprise : un système gratuit pour boutiques, ateliers et makers
Publié le · Mis à jour le · 8 min de lecture
La gestion d’inventaire pour petite entreprise, c’est une liste de ce que tu as en stock, où c’est rangé et combien il en reste, que n’importe qui dans la boutique peut ouvrir sur un téléphone. Tu n’as pas besoin d’un logiciel d’entrepôt pour ça. Hoardo est un système d’inventaire gratuit pour petite entreprise : des pièces comme emplacements, des boîtes ou étagères numérotées, des étiquettes QR à scanner avec l’appareil photo, un export CSV et des membres partagés.
Voici le guide pratique : comment une boutique, un atelier, un salon, un bar ou un maker met vraiment le système en place, ce que Hoardo fait, et ce qu’il ne fait pas.
Si tu veux d’abord la définition plus large, commence par ce qu’est une application d’inventaire.
Ce qu’est la gestion d’inventaire pour petite entreprise
Pour une petite boutique, le travail n’est pas les bons de commande ni un quai de réception. C’est de répondre à quatre questions avant la prochaine commande :
- Qu’est-ce qu’on a ? Chaque produit, bouteille, nuance, outil ou rouleau de matière comme objet, avec une quantité.
- Où c’est ? La pièce (salle, réserve, cave, camionnette) et l’étagère ou la boîte dans cette pièce.
- Est-ce que n’importe qui le retrouve ? Une recherche sur toutes les pièces d’un coup, ou un scan de l’étiquette de l’étagère devant toi.
- Est-ce qu’on peut emporter la liste ? Un CSV que tu exportes dès que tu veux une copie dans un tableur.
Voilà un système d’inventaire pour petite entreprise. Les plateformes de stock payantes ajoutent canaux, fournisseurs et caisses par-dessus. C’est pour ça qu’elles facturent. Un salon, un bar, un atelier ou une boutique en solo n’a souvent besoin que des quatre questions.
Un système d’inventaire pour petite entreprise, sans l’entrepôt
Les applis d’entrepôt rangent par SKU, bac et commande. Une petite boutique range par endroit. La couleur vit dans un tiroir. Le mezcal de réserve vit sur un rayonnage de cave. Le niveau laser vit dans la camionnette. Si l’appli ne connaît pas ces endroits, le comptage sur papier reste le vrai système.
Hoardo est construit autour de l’endroit :
| Dans la boutique | Dans Hoardo |
|---|---|
| Un emplacement (réserve, bar, atelier, camionnette) | Une pièce |
| Une étagère, un tiroir, un frigo, un carton ou une mallette | Une boîte (choisis le type : étagère, bac, congélateur, camionnette, plastique ou carton) |
| Un produit, une bouteille, un outil ou un rouleau | Un objet, avec une quantité |
| Le numéro écrit sur l’étagère | Le numéro de la boîte (le nom est facultatif) |
| Une note du genre « À gauche de la caisse » | La description de la boîte |
Tu peux renommer les mots de la pièce pour que « Boîte » se lise « Étagère » si c’est comme ça que vous parlez. La structure ne change pas.
Les pièces comme emplacements, les boîtes comme étagères
Pars des endroits où le stock est vraiment rangé, pas d’un catalogue produits.
- Crée une pièce par emplacement. « Salle », « Réserve », « Cave », « Camionnette ». Un deuxième site est une autre pièce.
- Ajoute une boîte numérotée pour chaque étagère, tiroir, frigo ou mallette. Donne-lui un type qui colle (étagère pour le mur de revente, congélateur pour la chambre froide, camionnette pour l’utilitaire). Écris le numéro sur la vraie étagère.
- Mets une courte note d’emplacement dans la description si ça aide : « Mur du fond, la deuxième depuis la gauche ».
- Règle le remplissage pour qu’une étagère presque vide se voie sur l’écran de la pièce.
- Ajoute les objets. Tape un nom et une quantité, dicte une livraison à voix haute, ou photographie l’étagère ouverte et vérifie la liste que Hoardo écrit. Comment le scan photo, la voix et le chat écrivent cette liste : gestion d’inventaire par IA.
Tu n’as pas à noter chaque trombone. « Oxydant 20 vol (6) » est un bon objet. Pareil pour « Colliers 6 mm (200) ». Les quantités sur lesquelles tu recommandes valent le coup.
Comment une boutique, un atelier, un salon, un bar ou un maker le met en place
Les trois mêmes niveaux collent à des lieux très différents.
Un salon. L’étagère du bac, le tiroir couleur, le mur de revente, les livraisons et le linge deviennent chacun une boîte. Le même shampooing peut être dans deux boîtes, chacune avec sa quantité, pour que personne ne prenne le stock de revente pour les bacs. Le guide complet est l’application de gestion de stock pour salon de coiffure.
Un bar. Une boîte par niveau du bar, plus le speed rail, chaque frigo et chaque rayonnage de cave. L’inventaire de la semaine, c’est ouvrir l’étagère et changer les chiffres qui ont bougé. Voir l’application d’inventaire pour bar.
Une cuisine. Chambre froide, réserve sèche, frigos de ligne et bacs en vrac. Cherche « pois chiches » et tu vois les boîtes dans la réserve sèche et le lot cuit en ligne. Voir l’application d’inventaire pour restaurant.
Un atelier. Des étagères de matière, un tiroir de quincaillerie, un bac d’échantillons. Les makers qui vendent des pièces en trop peuvent les mettre sur une liste de vente et ouvrir une page publique de ce qui est à vendre, sans montrer où c’est rangé.
Artisans et camionnettes. La camionnette, chaque mallette et chaque chantier sont des boîtes. La recherche montre laquelle tient le niveau laser. C’est dans l’application de gestion d’outillage.
Étiquettes QR et scan de codes-barres
Un système d’inventaire par code-barres dans une petite boutique n’a pas besoin d’un pistolet et d’une palette de SKU. Dans Hoardo, c’est une étiquette QR que tu imprimes pour chaque boîte ou étagère. Le code QR est un code-barres en deux dimensions. Le scanner avec l’appareil photo ouvre cette boîte, avec la liste et la photo, donc tu n’as pas à la déballer (ni à envoyer quelqu’un à la cave avec une lampe).
Ouvre Imprimer des étiquettes dans le menu de la pièce. Tu obtiens une planche d’étiquettes : chacune a le code QR, le numéro de la boîte et le nom. Imprime sur du papier ordinaire, ou sur des planches autocollantes A4 Avery, HERMA et d’autres (le sélecteur a plus de 40 gabarits). Colle-en une sur l’étagère.
Hoardo ne scanne pas les codes-barres 1D imprimés sur les produits en magasin, et il ne parle pas à un système de stock d’entrepôt. Le code sur l’étiquette veut seulement dire « cette étagère » ou « cette boîte ». Ce qu’il y a dessus, c’est ce que tu as tapé, dit ou photographié. Toute la mise en place est dans le système d’inventaire par code-barres.
Ajoute du stock en tapant, en parlant ou en photo
Trois portes d’entrée, parce qu’une livraison ne devrait pas vouloir dire une heure de saisie :
- Taper un nom et une quantité. Le plus rapide pour une nouvelle ligne.
- Parler. « Six tubes de 7.1 et quatre litres d’oxydant 6 pour cent » deviennent des objets que tu vérifies et enregistres.
- Photographier l’étagère ou le carton ouvert. Hoardo liste ce qu’il voit, avec les quantités des choses identiques. Chaque objet garde une photo.
Tu peux aussi demander à Hoardo dans le chat (« où est le mezcal de réserve ? »).
Retrouve-le, compte-le, reçois un e-mail quand il en reste peu
La recherche couvre chaque boîte de chaque pièce que tu peux voir. Tape « 7.1 » ou « mezcal » ou « colliers » et tu as l’objet, la quantité, la boîte et la pièce.
Sur chaque objet tu peux mettre Me prévenir ? sur la quantité. Quand le compte est descendu au niveau que tu as choisi (et de nouveau après qu’il est remonté), Hoardo t’envoie un e-mail. C’est une alerte sur le compte que tu tiens, pas un lien vers un fournisseur ou une caisse. C’est toi qui passes la commande.
Compter, c’est changer les chiffres qui ont bougé. Tout le reste ne bouge pas, donc un tour de la semaine tient en quelques appuis par étagère.
Partage la liste avec les gens qui comptent
Invite des gens dans la pièce. Chaque membre peut voir ou modifier. Une deuxième coloriste, un barback ou une aide d’atelier n’entraînent pas de surcoût. Ils voient les pièces que tu as partagées. Les listes (bagages, prêts, vente) se partagent à part, donc une page boutique n’a pas à montrer la réserve.
Voir suffit pour quelqu’un qui n’a qu’à retrouver une nuance. Modifier, c’est pour ceux qui changent les quantités.
Exporte un CSV dès que tu veux une copie
Depuis une pièce, exporte l’inventaire en CSV : numéro de boîte, nom de boîte, objet, quantité, prix, catégorie, date, notes, listes et photo. Ça s’ouvre dans Numbers, Excel ou Google Sheets. Exporte une liste de la même façon quand tu veux cette tranche. Tes données restent les tiennes.
Ce que ce système d’inventaire n’est pas
Hoardo ne se branche pas à une caisse ni à un système de réservation. Il ne lance pas de bons de commande, ne parle pas aux fournisseurs, ne calcule ni le coût des recettes ni le coût au verre. Il ne scanne pas les codes-barres d’un paquet. C’est un relevé partagé de ce qu’il y a sur chaque étagère, avec des étiquettes, une recherche, un e-mail quand un compte que tu surveilles devient bas, et un fichier que tu peux emporter.
Pour une petite boutique, un atelier, un salon, un bar ou un maker, c’est souvent pile la partie qui manquait. Si plus tard tu as besoin de canaux et de bons de commande, c’est une autre classe d’outil, et tu le sauras parce que le CSV ne suffit plus.
Gratuit pour toute la boutique
Hoardo est 100 % gratuit : pièces, boîtes, objets et membres partagés, une photo par objet, étiquettes QR, export CSV, pas de page de facturation et pas de formule payante. Une deuxième réserve ou un cinquième chantier ne coûte jamais plus.
La reconnaissance d’image, de la voix et l’assistant sont inclus ; ce n’est pas une option payante.
Pour voir où ça se place à côté de Sortly, Zoho Inventory et d’autres noms que les gens cherchent, vois le comparatif des applications d’inventaire gratuites. Pour le rangement à la maison plutôt qu’une boutique, la gestion d’inventaire gratuite à la maison est le guide qui va avec.