Gestión de inventario para pequeños negocios: un sistema gratis para tiendas, estudios y makers
Publicado · Actualizado · 8 min de lectura
La gestión de inventario para pequeños negocios es una lista de lo que tienes, dónde está y cuántas unidades quedan, que cualquiera en el local puede abrir en el móvil. No necesitas software de almacén para eso. Hoardo es un sistema de inventario gratis para pequeños negocios: espacios como ubicaciones, cajas o estantes numerados, etiquetas QR que escaneas con la cámara, exportación a CSV y miembros compartidos.
Esta es la guía práctica: cómo monta el sistema una tienda, un estudio, una peluquería, un bar o un maker, qué hace Hoardo y qué no.
Si quieres primero la definición más amplia, empieza por qué es una app de inventario.
Qué es la gestión de inventario para pequeños negocios
En una tienda pequeña el trabajo no son pedidos de compra ni un muelle de recepción. Es responder a cuatro preguntas antes del siguiente pedido:
- ¿Qué tenemos? Cada producto, botella, tono, herramienta o rollo de material como artículo, con su cantidad.
- ¿Dónde está? El espacio (sala, trastienda, bodega, furgoneta) y el estante o la caja dentro de ese espacio.
- ¿Lo encuentra cualquiera? Búsqueda en todos los espacios a la vez, o escanear la etiqueta del estante que tienes delante.
- ¿Podemos llevarnos la lista? Un CSV que exportas cuando quieras una copia en una hoja de cálculo.
Eso es un sistema de inventario para pequeños negocios. Las plataformas de stock de pago añaden canales, proveedores y cajas registradoras encima. Por eso cobran. Una peluquería, un bar, un estudio o un negocio de una persona a menudo solo necesita las cuatro preguntas.
Un sistema de inventario para pequeños negocios, sin el almacén
Las apps de almacén ordenan por SKU, ubicación y pedido. Una tienda pequeña ordena por sitio. El tinte vive en un cajón. El mezcal de reserva vive en una estantería de la bodega. El nivel láser vive en la furgoneta. Si la app no conoce esos sitios, el recuento en papel sigue siendo el sistema de verdad.
Hoardo está pensado alrededor del sitio:
| En el local | En Hoardo |
|---|---|
| Una ubicación (trastienda, botellero, estudio, furgoneta) | Un espacio |
| Un estante, cajón, nevera, caja o maletín | Una caja (elige el tipo: estante, apilable, congelador, furgoneta, plástico o cartón) |
| Un producto, botella, herramienta o rollo | Un artículo, con cantidad |
| El número escrito en el estante | El número de la caja (el nombre es opcional) |
| Una nota como «A la izquierda de la caja» | La descripción de la caja |
Puedes cambiar las palabras del espacio para que «Caja» se lea «Estante» si habláis así. La estructura no cambia.
Espacios como ubicaciones, cajas como estantes
Empieza por los sitios donde de verdad está el género, no por un catálogo de productos.
- Crea un espacio por ubicación. «Sala», «Trastienda», «Bodega», «Furgoneta». Un segundo local es otro espacio.
- Añade una caja numerada para cada estante, cajón, nevera o maletín. Ponle el tipo que encaje (estante para el expositor, congelador para la cámara, furgoneta para la de trabajo). Escribe el número en el estante de verdad.
- Pon una nota corta de sitio en la descripción si ayuda: «Pared del fondo, el segundo desde la izquierda».
- Marca el llenado para que un estante casi vacío se vea en la pantalla del espacio.
- Añade los artículos. Escribe un nombre y una cantidad, dicta un pedido en voz alta o fotografía el estante abierto y revisa la lista que escribe Hoardo. Cómo el escaneo de foto, la voz y el chat escriben esa lista está en gestión de inventario con IA.
No hace falta apuntar cada clip. «Oxidante 20 vol (6)» es un buen artículo. También «Bridas de 6 mm (200)». Las cantidades con las que pides otra vez son las que merecen la pena.
Cómo lo monta una tienda, un estudio, una peluquería, un bar o un maker
Los mismos tres niveles encajan en locales muy distintos.
Una peluquería. El estante de trabajo, el cajón de tintes, el expositor, los pedidos y la lencería se vuelven cada uno una caja. El mismo champú puede estar en dos cajas, cada una con su cantidad, para que nadie coja producto de venta para los lavacabezas. La guía completa es la app de inventario para peluquería.
Un bar. Una caja por estante del botellero, más el speed rail, cada nevera y cada estantería de la bodega. El recuento semanal es abrir el estante y cambiar las cifras que se han movido. Mira la app de inventario para bares.
Una cocina. Cámara, almacén seco, neveras de línea y bidones. Busca «garbanzos» y ves las latas del seco y el lote cocinado en la línea. Mira la app de inventario para restaurantes.
Un estudio o taller. Estantes de material, un cajón de herrajes, una caja de muestras. Quien vende piezas sobrantes puede ponerlos en una lista de venta y abrir una página pública de lo que está a la venta, sin mostrar dónde se guarda.
Oficios y furgonetas. La furgoneta, cada maletín y cada obra son cajas. La búsqueda dice cuál tiene el nivel láser. Eso está en la app para control de herramientas.
Etiquetas QR y escaneo de códigos de barras
Un sistema de inventario con código de barras en una tienda pequeña no tiene que ser una pistola y un palé de SKU. En Hoardo es una etiqueta QR que imprimes para cada caja o estante. El código QR es un código de barras de dos dimensiones. Escanearlo con la cámara del móvil abre esa caja, con la lista y la foto, así no hace falta desembalar (ni mandar a alguien a la bodega con una linterna).
Abre Imprimir etiquetas en el menú del espacio. Sales con una hoja de etiquetas: cada una tiene el código QR, el número de la caja y el nombre. Imprime en papel normal o en hojas adhesivas A4 de Avery, HERMA y otras (el selector tiene más de 40 plantillas). Pega una en el estante.
Hoardo no escanea los códigos de barras 1D impresos en los productos de tienda y no habla con un sistema de stock de almacén. El código de la etiqueta solo significa «este estante» o «esta caja». Lo que hay encima es lo que escribiste, dictaste o fotografiaste. El montaje completo está en el sistema de inventario con código de barras.
Añade género escribiendo, dictando o con una foto
Tres formas de entrar, porque un pedido no debería ser una hora de teclear:
- Escribir un nombre y una cantidad. Lo más rápido para una línea nueva.
- Hablar. «Seis tubos de 7.1 y cuatro litros de oxidante al 6 por ciento» se convierten en artículos que revisas y guardas.
- Fotografiar el estante o la caja abiertos. Hoardo lista lo que ve, con cantidades de cosas iguales. Cada artículo guarda una foto.
También puedes preguntar a Hoardo en el chat («¿dónde está el mezcal de reserva?»).
Encuéntralo, cuéntalo, recibe un correo cuando quede poco
La búsqueda cubre cada caja de cada espacio que puedes ver. Escribe «7.1» o «mezcal» o «bridas» y ves el artículo, la cantidad, la caja y el espacio.
En cada artículo puedes poner ¿Avisarme? sobre la cantidad. Cuando el recuento baja al nivel que elegiste (y otra vez cuando ha vuelto a subir), Hoardo te envía un correo. Es un aviso sobre el recuento que tú llevas, no un enlace a un proveedor ni a la caja. El pedido lo haces tú.
Contar es cambiar las cifras que se han movido. El resto se queda como estaba, así que una ronda semanal son unos toques por estante.
Comparte la lista con quien cuenta
Invita a gente al espacio. Cada miembro puede ver o editar. Una segunda colorista, un barback o una ayuda de estudio no cuestan nada extra. Ven los espacios que hayas compartido. Las listas (equipaje, préstamos, venta) se comparten por su lado, así una página de venta no tiene que mostrar la trastienda.
Ver basta para quien solo necesita consultar un tono. Editar es para quien cambia cantidades.
Exporta un CSV cuando quieras una copia
Desde un espacio exportas el inventario en CSV: número de caja, nombre de caja, artículo, cantidad, precio, categoría, fecha, notas, listas y foto. Se abre en Numbers, Excel o Hojas de cálculo de Google. Exporta una lista igual cuando quieras ese trozo. Tus datos siguen siendo tuyos.
Lo que este sistema de inventario no es
Hoardo no se conecta a una caja registradora ni a un sistema de reservas. No lanza pedidos de compra, no habla con proveedores, no calcula recetas ni costes de copa. No escanea códigos de barras de un envase. Es un registro compartido de lo que hay en cada estante, con etiquetas, búsqueda, un correo cuando un recuento que vigilas baja, y un archivo que te puedes llevar.
Para una tienda, un estudio, una peluquería, un bar o un maker, suele ser justo la parte que faltaba. Si más adelante necesitas canales y pedidos de compra, eso es otra clase de herramienta, y lo sabrás porque el CSV ya no alcanza.
Gratis para todo el local
Hoardo es 100% gratis: espacios, cajas, artículos y miembros compartidos, una foto por artículo, etiquetas QR, exportación a CSV, sin página de cobro y sin plan de pago. Una segunda trastienda o una quinta obra no cuesta más.
El reconocimiento de imagen, el de voz y el asistente van incluidos; no son un extra de pago.
Para ver cómo queda junto a Sortly, Zoho Inventory y otros nombres que se buscan, mira la comparativa de apps de inventario gratis. Para trastero en casa en vez de tienda, gestión de inventario gratis en casa es la guía que encaja.